Het business intelligence competency center: nut, taken, rollen en positionering

Over het nut van een speciaal expertisecentrum voor BI, ook wel BICC of datalab genoemd, is veel gezegd en geschreven. De meningen blijven verdeeld, mede omdat de afstemming met aparte BI-afdelingen, operationele BI-teams en de bestaande IT-afdeling nauw luistert. Wij zien het belang van een BICC wel degelijk, mits het zo wordt ingericht dat het bij de organisatie past.

Wat is een business intelligence competency center?

Volgens Gartner, dat de term introduceerde, is een BICC een crossfunctioneel team met een permanente en formele structuur binnen de organisatie. Het team heeft specifieke taken, rollen en verantwoordelijkheden, en stuurt de processen aan die business intelligence en alles wat daarmee samenhangt ondersteunen en promoten.

In de loop van de tijd zijn er meer strategische taken bij het BICC komen te liggen. Het wordt geacht samen met de business een overkoepelend strategisch plan en de prioriteiten voor BI te ontwikkelen, en het stelt eisen aan de datakwaliteit en de governance. Wat hetzelfde is gebleven, is de promotionele rol: het uitdragen van het gedachtegoed van BI, AI en continu verbeteren met data.

Waarom heb je een BICC nodig?

Business intelligence en rapportage zijn vaak nog verspreid over de verschillende bedrijfsonderdelen. Elke afdeling heeft haar eigen analist of ontwikkelaar, meestal met eigen BI-tools. Standaardisatie en consolidatie van de BI-functie over het hele bedrijf maken BI veel effectiever en kunnen je concurrentievoordeel versterken.

6 praktische vragen over een BICC

• Welke taken, vaardigheden en competenties moeten aanwezig zijn in een BICC?
• Hoe positioneer je een BICC ten opzichte van data science en big data?
• Waar in de organisatie kun je de businessanalisten het beste plaatsen?
• Welk team moet het datawarehouse onderhouden?
• Welke beslissingen neemt de manager van het BICC, en wat is zijn of haar formele bevoegdheid?
• Aan wie kan de BICC-manager het beste rapporteren?

De kunst is de antwoorden te vinden voordat je begint met ontwerpen en implementeren. De nieuwe afdeling moet naadloos aansluiten op je bestaande organisatie en niet als een vreemde eend in de bijt worden gezien.

De 4 hoofdtaken van het BICC

Het BICC fungeert als een soort radar die continu speurt naar waardevolle data, veelbelovende BI-toepassingen en bruikbare technologie om de organisatie intelligenter en meer datagedreven te maken. Naast het bepalen van een BI-strategie en roadmap heeft het vier hoofdtaken:

1. Communiceren over het nut en de mogelijkheden van BI: de BI-manager brengt de waarde van BI voortdurend onder de aandacht van het management, bedenkt praktische toepassingsgebieden en rapporteert daar regelmatig over.
2. Structuur, standaardisatie en alignment aanbrengen: het BICC houdt het beheer van BI binnen de perken, faciliteert kennisuitwisseling en standaardiseert in overleg met IT de BI-tools en methodieken. Standaardisatie betekent nadrukkelijk niet one size fits all.
3. Toepassingen bepalen en businesscases uitwerken: in overleg met het senior management stelt het BICC duidelijke prioriteiten en bepaalt het een roadmap. Welke intelligentie kan de organisatie waar in het proces injecteren? Welke inzichten zijn het meest waardevol?
4. De dagelijkse operatie in front- en backoffice: de frontoffice bewaakt de definities, beschrijft de gewenste functionaliteit en maakt rapportages en analyses. De backoffice zorgt voor de BI-infrastructuur.

Positionering van het BICC in de organisatie

Om de BI-governance te bewaken moet het BICC worden aangestuurd door de directie, zeker als de organisatie een hoog volwassenheidsniveau wil bereiken. Dat is nodig omdat een BICC over meerdere afdelingen, businessunits en disciplines heen werkt. Vaak hangt een BICC onder de CIO of de financieel directeur. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar dan ligt een eenzijdige benadering op de loer, waardoor BI moeilijker bedrijfsbreed met succes is toe te passen.

Een BI-manager met helikopterview

Naarmate de organisatie hogere volwassenheidsniveaus van BI bereikt, krijgt de BI-manager steeds meer een adviserende, en later misschien een sturende, rol op het gebied van kennismanagement, strategisch management, innovatie en verandermanagement. Dat vraagt om een getalenteerde manager met helikopterview en uitstekende managementvaardigheden, die ook de disciplines kent die in het BICC samenkomen. De BI-manager is bovenal een bruggenbouwer die de soms zeer uiteenlopende belangen van BI-teams en andere afdelingen moet verenigen.

Rollen en competenties in het BICC

Om het BICC en BI-teams goed te laten functioneren, moeten de rollen helder zijn, net als de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge samenwerking. Effectieve BI-teams zijn multidisciplinair. Ze bestaan onder meer uit:

• BI-consultants en businessconsultants
• BI-architecten en datawarehouse-ontwikkelaars
• ETL-ontwikkelaars en testers
• data scientists en data-analisten
• businessanalisten
• projectmanagers en technisch projectleiders
• opdrachtgevers en sponsors
• optioneel: usability-experts, metadatabeheerders, data stewards, trainers en coaches

Idealiter kennen de verschillende rollen elkaars problematiek, ervaringen, ambities en expertise, en spreken ze elkaars taal, zodat ze snel kunnen schakelen. In kleinere organisaties vervult één persoon vaak meerdere rollen.

De cruciale rol van de sponsor

De sponsor is een toekomstige gebruiker van het BI-systeem en meestal lid van het managementteam of de raad van bestuur. De sponsor speelt een belangrijke rol bij BI-projecten die afdelingen of businessunits overstijgen, waarbij verschillende belangen tegen elkaar moeten worden afgewogen, en ondersteunt het concept van één versie van de waarheid. De sponsor promoot het BI-systeem binnen de directie en de laag daaronder, en speelt een doorslaggevende rol in de stuurgroep, vooral bij het bepalen van toekomstige incrementen en bij het daadwerkelijk gebruiken van de informatie en kennis. De sponsor ziet het belang van BI voor prestatieverbetering, innovatie en organisatieontwikkeling, is enthousiast, daadkrachtig en heeft uitstekende managementvaardigheden.

De BI-afdeling positioneren als profit center

Veel mensen in het bedrijfsleven zien business intelligence als de stafafdeling van de stafafdeling: een cost center bij uitstek. Toch is BI bijzonder. Het is een ondersteunende functie, maar kan doorlopend nieuwe waarde creëren binnen de organisatie. Een bedrijf is een verzameling processen, gericht op waardecreatie. BI kan daar op drie manieren aan bijdragen.

1. Meer doen met minder mensen

Overal waar binnen het bedrijf informatie wordt verzameld en bewerkt, kan BI werkuren besparen. Die besparingen vind je het makkelijkst op afdelingen die intensief met administratie bezig zijn en veel informatie moeten raadplegen en herschikken: finance, projectmanagement, planning en inkoop.

2. Verspilling terugdringen

Waarde ontstaat ook door verspilling aan te pakken, de kern van lean. BI doet dat vooral door proceseigenaren doorlopend van betere informatie te voorzien, zodat ze processen zelf efficiënter kunnen laten verlopen. Er ontstaat een feedbackloop waarmee ze hun hypothesen kunnen toetsen: wat werkt wel en wat niet? Dit past bij afdelingen met veel herhalende handelingen, zoals productielijnen, callcenters en logistiek, want pas daar zijn de steekproeven groot genoeg om patronen te herkennen.

3. Markten efficiënter maken

Een efficiënte markt betekent dat vraag en aanbod elkaar beter en sneller vinden. Transactiekosten gaan omlaag, en daarmee kan ook de verkoopprijs omlaag. De partijen die de online handel domineren, hebben BI, data science en machine learning ingezet om de markt zo efficiënt mogelijk te laten werken: welk product past bij welke klant, op welk moment, tegen welke prijs? Amazon groeide bijvoorbeeld van 10,7 miljard dollar omzet in 2006 naar 136 miljard in 2016 en 470 miljard in 2021.

BI als cost center versus BI als profit center

In de tabel hieronder zie je wat er verandert als je het BI-team als profit center positioneert.

BI en het BICC als innovatiemotor

BI en het BICC kunnen ook fungeren als motor voor innovatie voor het hele bedrijf. Een rode draad in succesverhalen is dat innovaties nooit uit de lucht komen vallen: aan één grote gamechanger gaan honderden micro-innovaties vooraf. De les is het belang van elke dag een beetje beter worden, in kleine stapjes. BI leent zich daar uitstekend voor: hier een rapport, daar een dashboard. De een krijgt meer inzicht, de ander kan sneller werken, en na een paar jaar is de organisatie getransformeerd.

BI als profit center positioneren doet recht aan het feit dat er geld mee te verdienen is. Het versterkt de onderhandelingspositie van het team, het scherpt de prioritering van het werk aan, en het is onderdeel van een grotere mindset: een intelligente organisatie is datagedreven, en dat betekent uiteindelijk feitgedreven. Feiten boven meningen, en een onderzoekende, nieuwsgierige grondhouding.

Verder lezen

• Business intelligence: het concept, de rollen en de stappen naar succes.
• BI-architectuur.
• Datagedreven werken.

Bronnen

• Amazon.com, Inc.: jaarverslagen 2006, 2016 en 2021 (netto-omzet van 10,7 miljard, 136,0 miljard en 469,8 miljard dollar).

Over de auteur

Wouter Huisman

Wouter heeft ruim twintig jaar ervaring als interim-manager, projectmanager en managementconsultant. Zijn expertise ligt op het snijvlak van datagedreven organisaties, continu verbeteren en performance management, en zijn passie is organisaties helpen beter te sturen.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.