Wat is continu verbeteren en hoe breng je het in de dagelijkse praktijk?

Wat is continu verbeteren?

De essentie van continu verbeteren is dat je niet harder, maar slimmer gaat werken. Een ander kenmerk is dat je verbeteringen niet in één keer doorvoert, maar stap voor stap, incrementeel, net zoals software met scrum in incrementen wordt opgeleverd.

Continu verbeteren is een beproefde aanpak waarbij je continu in kleine stapjes processen, producten en de dienstverlening structureel verbetert.

Zoals het woord al zegt, is continu verbeteren oneindig. Je voert verbeteringen incrementeel door zonder een expliciet einddoel te benoemen. Het doel is klanten beter te bedienen, verspilling tegen te gaan en experimenten en innovatie te bevorderen. Het is een proces voor de lange termijn waarbij je op korte termijn laaghangend fruit kunt plukken. De PDCA-cyclus is een van de populairste instrumenten ervoor. Sommige trajecten beslaan meerdere jaren, maar de eerste resultaten bereik je binnen enkele weken.

Waarom continu verbeteren zo belangrijk is

In de sport zeggen ze: never change a winning team. In de procesindustrie: if it ain’t broke, don’t fix it. Daar zit een kern van waarheid in, maar het mag nooit een pleidooi zijn om alles bij het oude te laten. In elk proces sluipen inefficiënties en verspilling ligt altijd op de loer. Strengere milieueisen dwingen organisaties te zoeken naar minder belastende methoden. Er ontstaan nieuwe technologieën zoals artificial intelligence, en klantvoorkeuren veranderen. Door de wereld van data te verbinden met de wereld van continu verbeteren, komt veel energie vrij.

Stappenplan voor continu verbeteren in 7 stappen

1. Creëer bewustzijn, urgentie en betrokkenheid: overtuig iedereen van het belang door helder te communiceren. Betrek iedereen, ook het management, en leg uit hoe het bijdraagt aan betere prestaties.
2. Analyseer en identificeer de verbetermogelijkheden: inventariseer de grootste knelpunten op basis van een diepgaande, gezamenlijke analyse van je huidige processen, KPI’s, systemen en prestaties.
3. Stel meetbare doelen vast: formuleer ze volgens de SMART-methode.
4. Laat de verbeteringen doorvoeren: stel een plan van aanpak op, wijs proceseigenaren aan en maak genoeg tijd en middelen vrij.
5. Monitor en meet de resultaten: vergelijk de prestaties met de doelen en KPI’s, en verzamel regelmatig feedback van medewerkers.
6. Leer van de ervaringen en stuur bij: evalueer, trek lessen en stuur het proces bij waar nodig.
7. Houd het moreel hoog: blijf de PDCA-cirkels herhalen, moedig iedereen aan dagelijks naar verbeteringen te zoeken en leg alle voorstellen vast op een toegankelijke plek.

Een cultuur van continu verbeteren creëren kost tijd. Vier tussentijds de quick wins, houd het hoofd koel en leg de nadruk op discipline.

De 6 motieven voor continu verbeteren

In organisaties die niet continu verbeteren, treedt vanzelf verval op. Zes redenen om er serieus mee aan de slag te gaan:

1. De prestaties nemen toe: door verspilling te elimineren, preventief onderhoud te plegen en tijdig te innoveren worden doorlooptijden en time-to-market korter, en nemen leverbetrouwbaarheid en tevredenheid toe.
2. Teamspirit en werkplezier nemen toe: teams die samen naar verbeteringen zoeken, raken hecht op elkaar ingespeeld. Enthousiaste, betrokken medewerkers zijn loyaal, waardoor het verloop daalt. Zie ook zelfsturende teams.
3. Het geeft een concurrentievoorsprong: innovatiemogelijkheden worden eerder opgemerkt en benut. Organisaties die continu verbeteren beheersen, bouwen een voorsprong op die moeilijk in te halen is.
4. Het stimuleert datagedreven werken: verbeteren op basis van data maakt duidelijk waar niet genoeg wordt verbeterd of geleerd. Discussies draaien niet langer om meningen, posities of stokpaardjes.
5. Het brengt de lerende organisatie dichterbij: organisaties die het goed doen, geven en ontvangen doorlopend feedback. Mensen kunnen direct bijsturen en leren, en dat is heel iets anders dan één keer per jaar een functioneringsgesprek.
6. Het draagt bij aan risicomanagement: bedrijfs-, milieu- en veiligheidsproblemen komen eerder aan het licht, voordat ze grote schade aanrichten.

De 10 grootste struikelblokken

1. Weerstand tegen verandering. Die weerstand overwinnen en betrokkenheid krijgen is essentieel.
2. Cultuur en mindset. Een cultuur die niet is gericht op leren, verbeteren en open communicatie, frustreert het succes.
3. Gebrekkig leiderschap. Ontbrekende betrokkenheid in de top en op andere leidinggevende niveaus is een belemmering.
4. Geen duidelijke doelen en metingen. Zonder duidelijke doelen en prestatie-indicatoren kun je de voortgang niet volgen.
5. Onvoldoende betrokkenheid van medewerkers. Betrek hen actief bij het vinden en doorvoeren van verbeteringen.
6. Gebrek aan middelen. Te weinig tijd, budget of technologie vertraagt het proces.
7. Onvoldoende training en vaardigheden. In verbetermethodieken, kwaliteitsmanagement en data-analyse.
8. Miscommunicatie. Gebrekkige communicatie over doelen, voortgang en resultaten doet mensen afhaken.
9. Tijdsdruk en verkeerde prioriteiten. De waan van de dag verdringt het verbeteren.
10. Geen gestructureerd verbeterproces. Volg een beproefde methodiek en doorloop regelmatig verbetercycli.

5 handige tips voor continu verbeteren

Continu verbeteren op basis van PDCA en lean management hebben veel raakvlakken. Beide zijn gebaseerd op het opsporen en elimineren van verspilling. Hoe doe je dat?

1. Zoek naar symptomen van slecht functionerende processen: lange doorlooptijden, veel extra controles, dubbel werk zoals data overtypen, veel rework, hoge werkvoorraden en veel uitzonderingen.
2. Beoordeel alle bevindingen vanuit het perspectief van de klant. Wat waarde toevoegt voor de klant blijft; wat dat niet doet, gaat eruit.
3. Zoek gericht naar de acht verspillingen: overproductie, overbewerking, wachten, transport, voorraden, verplaatsingen, defecten en onbenut talent.
4. Start voor elke verspilling een nieuwe PDCA-cirkel, maak een plan en voer dat consequent uit.
5. Staar je niet blind op de modellen. Wat werkelijk telt, is de dagelijkse praktijk en de belevingswereld van je medewerkers en klanten.

Harder werken versus continu verbeteren

In de tabel hieronder zie je het verschil in aanpak.

Continu verbeteren is een mindset

Vraag jezelf af: hoe goed doen jouw team en organisatie het eigenlijk? Bewustwording is waar continu verbeteren om draait. Houd vier basisregels in het achterhoofd:

• Het werk is geen opeenstapeling van taken en activiteiten, maar vormt een proces.
• Werk is iets wat mensen ontvangen en na bewerking doorgeven aan anderen in een keten.
• Door het proces meetbaar te maken met harde data, ontstaan waardevolle inzichten in het hart van het proces.
• Goede gesprekken moeten gaan over die inzichten en de vraag: waar kunnen we het beter doen?

Verder lezen

• De PDCA-cyclus.
• Lean, kaizen en andere verbetermethoden.
• Procesoptimalisatie.

Over de auteur

Leo Kerklaan

Leo is strategieprofessional. Hij adviseert, doceert en schrijft over strategisch performance management, in het bedrijfsleven en bij de overheid, in Nederland en daarbuiten. Hij is auteur van diverse managementboeken, waaronder de bestseller De cockpit van de organisatie.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.