Wat is een dashboard en hoe maak je KPI-dashboards die werken?

Wat is een dashboard?

Prestaties monitoren, analyseren en verbeteren met KPI-dashboards vormt de kern van performance management. De bekendste definitie komt van Stephen Few, expert in datavisualisatie. Hij definieert een dashboard als:

Een visuele weergave van de belangrijkste informatie die noodzakelijk is voor de realisatie van een of meer doelstellingen.

Die informatie presenteer je geconsolideerd en netjes gerangschikt op één scherm, zodat de gebruiker in één oogopslag de resultaten kan volgen en ziet waar het goed of fout gaat, of dreigt te gaan. Scrollen op een dashboard is eigenlijk uit den boze. Je moet dus woekeren met beperkte ruimte: een complete klantenlijst publiceren is geen goed idee; dat hoort in een rapport. Een top vijf van de belangrijkste klanten, leveranciers of producten geeft wel het snelle inzicht dat je wilt.

Wat is een KPI-dashboard?

Als je de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen visualiseert, ontstaat een KPI-dashboard. De key performance indicators (KPI’s) werken als een vergrootglas. De neiging bestaat om zoveel mogelijk KPI’s op te nemen. Maar wat is een dashboard waard als het overbevolkt is? Alleen de echt relevante signalen horen erop, zoals het aantal minuten dat een vliegtuig te laat aankomt, het aantal retouren bij een webwinkel of de bezettingsgraad van de ic-bedden in een ziekenhuis.

Wat is een managementdashboard?

Een strak ingericht managementdashboard is een perfect hulpmiddel om je strategie te volgen, bij te sturen en aan te scherpen. Als manager beoordeel je snel of je nog op koers ligt ten opzichte van je doelen. Je ziet in één oogopslag of er problemen zijn in de bedrijfsprocessen en waar, of het een bekend probleem is en welke acties zijn uitgezet om het op te lossen.

Wat zijn dynamische dashboards?

Ellenlange statische rapporten op papier of op het scherm hebben hun langste tijd gehad. Dynamische dashboards hebben de toekomst, omdat ze tegemoetkomen aan een aantal bezwaren van statische. Op een dynamisch dashboard kun je doorklikken, filteren en downdrillen. Meerdere gebruikers hebben toegang, en elke gebruiker ziet automatisch de data die voor zijn of haar functie is samengesteld. Kortom: dynamische dashboards zijn interactieve dashboards waarin je naar hartenlust kunt grasduinen en analyseren.

Een goed ontworpen dashboard is toegesneden op de doelgroep. Een dashboard voor de CEO bevat veel meer geaggregeerde data en veel minder detail dan een dashboard voor een afdelingshoofd, een magazijnchef of een callcentermedewerker. Bestuurders zijn vooral geïnteresseerd in interne informatie over de strategie en externe informatie over marktontwikkelingen, technologische trends en concurrenten, met benchmarks en normen. Die informatie moet hapklaar en zeer betrouwbaar zijn en direct kunnen aanzetten tot discussie en actie.

Dashboard versus rapport

Het verschil tussen een dashboard en een rapport is niet voor iedereen duidelijk. In de tabel hieronder staan ze naast elkaar.

Hoe maak je een dashboard in 7 stappen?

1. Bepaal de scope: is het dashboard bedoeld voor een specifiek team, een afdeling of de hele organisatie? Komen er aparte dashboards voor het bestuur of toezichthouders? Stel op basis daarvan een globaal budget op.
2. Analyseer de gebruikers: breng de specifieke informatiebehoefte van de verschillende gebruikersgroepen en rollen in kaart. Hoe kan het dashboard hun werk stroomlijnen? Mensen met dezelfde rol hebben niet altijd dezelfde wensen. In deze fase draait het vooral om de mensen: hoe gaan zij hun doelen halen?
3. Check de KPI’s: ga na in hoeverre de gekozen KPI’s overeenkomen met de strategische, tactische of operationele doelstellingen. Werken met de verkeerde of te veel KPI’s heeft grote gevolgen voor het ontwerp en de betrouwbaarheid van het dashboard. Data en tools komen pas later aan de orde.
4. Maak een eerste ruwe schets: je kunt altijd beginnen met een schets op papier. Om de strategische doelstellingen en hun onderlinge relaties te bepalen kun je ook een strategiekaart tekenen. Maak een prototype, ook wel mock-up genoemd.
5. Test het model bij de gebruikers: door het prototype te delen met toekomstige gebruikers lok je positieve en negatieve feedback uit en voorkom je verkeerde interpretaties. De eerste versie van een dashboard is zelden perfect.
6. Selecteer de tool en implementeer: kies op rationele gronden de meest geschikte tool en implementeer die. Vergeet niet intern te communiceren over het dashboard en de boodschap die je ermee wilt overbrengen.
7. Blijf het dashboard verbeteren: verbeter het op basis van feedback van gebruikers, voortschrijdend inzicht en nieuw ontdekte causale verbanden. Een modern ogend dashboard verhoogt de acceptatie.

Eén kanttekening: vraag gebruikers nooit in een te vroeg stadium wat voor dashboard ze willen en hoe het eruit moet zien. Zulke open vragen leiden zelden tot een effectief dashboard. Een dashboard ontwerpen op basis van de werkelijke behoeften van gebruikers is een ontwerperstaak.

Zelf bouwen of laten maken?

Een dashboard zelf bouwen of laten ontwikkelen is een klassieke make-or-buy-beslissing. Bouw je zelf, dan kun je beginnen vanuit een rapport, vanuit een bestaande dataset of vanuit een bestaand dashboard dat je kopieert en aanpast. Wat je nooit moet doen, is zelf een dashboardtool bouwen: er bestaan genoeg uitstekende, uitgekristalliseerde tools.

Je vindt genoeg partijen die een dashboard binnen een week beloven: jij levert de data aan en het dashboard wordt in je eigen huisstijl opgeleverd. Succes verzekerd, zou je denken. Maar de teleurstelling is meestal groot.

Zonder analytische bedrijfscultuur, en zonder te weten op welk gedrag je wilt sturen en welke reacties mogelijk zijn, zal een fraai vormgegeven dashboard nauwelijks rendement opleveren.

Bij dashboarding komt veel meer kijken: een analytische cultuur, datageletterdheid, het verbeteren van de datakwaliteit en het consequent evalueren en bijstellen van normen. Samen met een enthousiast intern team een prototype bouwen werkt het best, en je bouwt er expertise mee op in de organisatie.

Vermijd een overvol KPI-dashboard

In de praktijk zie je veel drukke, overvolle en chaotisch vormgegeven dashboards met veel te veel KPI’s. De echt belangrijke inzichten worden dan overschaduwd door minder relevante indicatoren. Krijg daarom eerst scherp welke soorten indicatoren er zijn en wat ze inhouden, en kies alleen de indicatoren die de belangrijkste resultaatgebieden direct beïnvloeden.

20 tips voor een topdashboard

1. Ontwerp je dashboard altijd met een vastomlijnd doel en een afgebakende gebruikersgroep voor ogen.
2. Stem je kernboodschap af op de informatiebehoefte van je doelgroep en vertel een consistent, visueel aansprekend verhaal.
3. Toon per doelgroep de belangrijkste KPI’s en procesindicatoren.
4. Maak het dashboard beperkt interactief met filters en drill-down, maar toon de belangrijkste mutaties zonder dat interactie nodig is.
5. Ontwerp het dashboard zo dat gebruikers vanuit verschillende invalshoeken naar de data kunnen kijken.
6. Gebruik templates en een standaardvormgeving, en bewaak de huisstijl.
7. Bepaal wat elk element toont: een vergelijking, een trend, voortgang of een werkvoorraad.
8. Bepaal aan de hand van het transactievolume of de data maandelijks, wekelijks, dagelijks of realtime moet worden ververst.
9. Houd het simpel: beperk visuele effecten tot een absoluut minimum en laat overbodige lijnen weg.
10. Pas de Gestalt-principes toe: plaats gelijksoortige items bij elkaar op basis van gelijkheid en nabijheid.
11. Vermijd overlappende kaders en drukke achtergronden.
12. Zorg dat gebruikers de data en de boodschap in één oogopslag kunnen opnemen en begrijpen.
13. Kies bij voorkeur een witte of lichte achtergrond en maak slim gebruik van witruimte.
14. Wees consistent: lijn gelijksoortige elementen, zoals staafdiagrammen, uit op dezelfde hoogte.
15. Accentueer de belangrijkste conclusie, maar overdrijf niet.
16. Laat grafieken idealiter bij nul beginnen, en toon waar mogelijk de context van de data.
17. Gebruik geen driedimensionale grafieken, achtergronden of afbeeldingen.
18. Kort lange getallen in: 1.000.000 wordt 1M, 1.000 wordt 1K.
19. Gebruik kleuren consistent en houd rekening met kleurenblindheid.
20. Spring sober om met typografie: beperk cursiveringen, onderstrepingen en uitgesproken lettertypes.

Dashboard monitoring versus dashboard performance

Monitoring komt uit de procesindustrie en betekent letterlijk toezicht houden op een technisch proces. Bij dashboard monitoring houd je net als in een auto periodiek toezicht op de metertjes. Dashboard performance zegt daarentegen niets over de prestaties van de organisatie, maar over het functioneren van het dashboard zelf: hoe snel de data wordt ververst, hoe actueel die is en hoe beschikbaar het dashboard is.

Dashboardsoftware

Leveranciers van dashboardsoftware zijn vaak meesters in marketing. Het ene dashboard ziet er nog kleuriger uit dan het andere, en van het aantal extra features begint het je te duizelen. Laat je niet misleiden door alleen de look-and-feel. Gratis en opensourcetools bieden vaak minder functionaliteit en minder ondersteuning, en boven op de aanschafprijs komen kosten voor training en IT-ondersteuning. Grote organisaties moeten bovendien een wildgroei aan tools van meerdere leveranciers voorkomen. Het loont bijna altijd om een serieuze vergelijking te maken, niet alleen van functionaliteit, maar ook van licenties en prijs-kwaliteitverhouding.

Verder lezen

• Key performance indicators: welke indicatoren op een dashboard horen.
• Datavisualisatie: data effectief communiceren.
• Business intelligence en het BI competency center.
• De balanced scorecard: het model achter de KPI’s.

Bronnen

• Few, S. (2006): Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data. O’Reilly Media.
• Miller, G.A. (1956): The Magical Number Seven, Plus or Minus Two. Psychological Review, 63(2).

Over de auteur

Mark de Kort

Mark is sinds 1994 actief in de datawereld, van het ontwikkelen van BI-software tot het opzetten en verbeteren van BI-architecturen. Hij werkt nog steeds hands-on, met de focus op Microsoft Power BI, en is ervan overtuigd dat BI in de kern om mensen draait.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.