Wat is datagedreven werken en hoe organiseer je het?

Wat is datagedreven werken?

Datagedreven werken houdt in dat je bij alles wat je doet de data leidend laat zijn. Natuurlijk houd je rekening met wat het management wil en wat anderen te zeggen hebben, maar de data en de bijbehorende analyse hebben uiteindelijk het laatste woord. Datagedreven werken, ook wel datagedreven sturing of datagericht sturen genoemd, heeft veel facetten, zowel organisatorisch als technisch. Het woord zegt het al: gedreven door data. De data drijft je richting je doel. We definiëren het als volgt:

Datagedreven werken is het consequent, dagelijks en wekelijks, analyseren, beslissen en sturen op basis van (onbewerkte) feiten en data. Je wordt in je werk gedreven door de data en bij de hand genomen.

Het doel is meer inzicht en kennis te verwerven en beter gefundeerde beslissingen te nemen op basis van betrouwbare data, om processen structureel te verbeteren en te innoveren, over de volle breedte van de organisatie. Elke medewerker moet datagedreven kunnen werken. Dat betekent niet dat iedereen even datageletterd moet zijn.

De datagedreven architectuur

Datagedreven werken staat niet op zichzelf. Veel begrippen sturen samen de ontwikkeling van een eenvoudige maar solide datagedreven architectuur. Datagedreven werken en business intelligence (BI) zien wij als twee-eiige tweelingzusjes.

Het belangrijkste begrip staat in het midden: data-analyse. Een dashboard geeft alleen aan dat je een probleem hebt. De data-analyse is cruciaal om uit te vinden waar je precies zaken moet of kunt verbeteren om het op te lossen.

Waarom datagedreven werken?

Beslissingen die je datagedreven neemt, zijn kwalitatief betere, rationelere beslissingen. Ze zorgen voor een hogere winstgevendheid of een betere financiële positie en een hogere klanttevredenheid (Harvard, 2015). Andrew McAfee van het MIT gaat nog verder:

Medewerkers die het principe van datagedreven werken niet omarmen, worden binnen afzienbare tijd vervangen door medewerkers die dat wél doen.

Dat geldt in het bijzonder voor leidinggevenden. Bij veel organisaties zijn emotie, belang, ervaring, status, macht en intuïtie nog doorslaggevend, om nog maar te zwijgen van de talrijke biases waar we als mensen last van hebben. De kwaliteit van de besluitvorming lijdt daar ernstig onder. Daarom is datagedreven werken harde noodzaak voor elke organisatie die informatiegestuurd wil werken. De data moet de doorslag geven, en ja, soms gaat dat compleet tegen je gevoel in.

De voordelen van datagedreven werken

• In groepsverband en op basis van data worden veel betere beslissingen genomen.
• Een hoge mate van transparantie; het werk wordt minder saai.
• Medewerkers gaan weer geloven in hun werk en de missie van de organisatie.
• Een datagedreven organisatie is een lerende organisatie: fouten maken mag weer.
• Klanten ervaren een veel betere dienstverlening.
• Hogere winstgevendheid, een betere financiële positie en betere compliance.

Organisaties die consequent datagedreven beslissingen nemen, hebben een vier procent hogere productiviteit en boeken zes procent meer winst, aldus het MIT Center for Digital Business. Dat lijkt weinig, maar op een winst van 1 miljoen euro gaat het al om 60.000 euro, en voor dat bedrag zet je een aardig systeem neer. Uit andere studies blijkt dat succes met datagedreven werken en BI leidt tot 33% meer tevreden klanten, en dat IoT-toepassingen in 15 jaar tijd 63 miljard dollar aan wereldwijde zorgkosten kunnen besparen.

Datagedreven werken is een continu proces

Een datagedreven organisatie neemt beslissingen aan de lopende band, want er is zoveel bruikbare data, meer dan je zou vermoeden. Uit onderzoek blijkt dat de meeste organisaties slechts 1% van de bruikbare data benutten om betere beslissingen te nemen. Ze kijken vooral op hoofdlijnen in de achteruitkijkspiegel en zijn veel te druk met verantwoorden in plaats van sturen. Intussen neemt de dynamiek in de maatschappij toe, dus moet je vaker een (andere) beslissing nemen, met meer en complexere datasets. Eén politieke beslissing of één beslissing van een concurrent kan alle beslissingen van het afgelopen jaar tenietdoen. Verzamel dus ook veel externe data.

Het streven is een organisatie waarin iedereen op basis van data veel vaker dan voorheen rationele beslissingen neemt, en niet meer alleen stuurt op onderbuikgevoel, aannames of een mening. Je opereert als team waarin alle neuzen uiteindelijk dezelfde kant op staan, in lijn met de doelen, strategie en missie van de organisatie.

Wat is een datagedreven organisatie?

Een datagedreven organisatie kijkt niet alleen achteruit, maar zeker ook vooruit: van verantwoorden naar sturen naar voorspellen. Ze werkt met statische rapporten, dynamische dashboards, verrijkende data-analyses en geavanceerde machine learning. De sfeer is resultaatgericht en medewerkers hebben een can-do-mentaliteit, omdat ze altijd kunnen terugvallen op de data. We definiëren het als volgt:

Een datagedreven organisatie laat zich in alles wat ze doet leiden door inzichten uit data, om betere beslissingen te nemen, processen te optimaliseren en de strategie fijn te slijpen.

Een datagedreven organisatie til je niet zomaar van de grond. Op vier lagen moet je veel werk verzetten:

1. Hoe creëer je een datagedreven cultuur en wie neemt daarin het voortouw?
2. Hoe geef je een datagedreven strategie vorm en waar beleg je die?
3. Hoe laat je iedereen datagedreven beslissingen nemen, en met welke tools?
4. Hoe maak je medewerkers datageletterd zodat ze goed toegerust zijn?

De cultuur is het moeilijkst om te buigen. Hoe je het ook wendt of keert, het begint bij de top van de organisatie: zij moeten consequent sturen en beslissen op basis van betrouwbare cijfers. Daarnaast moet datagedreven werken een speerpunt worden met een plek in de bedrijfsstrategie. Beslissingen maak je niet zomaar datagedreven; daar moet je een proces voor inrichten. Tot slot train je managers en medewerkers totdat ze voldoende datageletterd zijn.

Datagedreven versus traditioneel sturen

Wat verandert er als een organisatie datagedreven gaat werken?

De mens is de oplossing, niet de techniek

Datagedreven werken is heel iets anders dan even een dashboard in elkaar timmeren of een datawarehouse uit de grond stampen. Techniek is belangrijk, maar de mens vormt de oplossing. Vragen die je in de praktijk moet beantwoorden:

• Hoe creëer je het juiste bewustzijn bij managers en medewerkers, en hoe leid je dat veranderingsproces in goede banen?
• Op welke facetten blinkt een datagedreven organisatie uit, en hoe maak je de businesscase rond?
• Welke beslissingen in jouw organisatie komen in aanmerking voor datagedreven sturing?
• Welke typen data (open data, fast data, big data) vormen de input, en wat is de beste architectuur daarvoor?
• Op welke risico’s en valkuilen moet je alert zijn, en welke voorzorgsmaatregelen tref je?
• Welke BI-tools en methodieken zijn er beschikbaar?

Meer grip met datagedreven processen

Doordat je met datagedreven sturen meer en veel fijnmaziger inzicht krijgt, en dat met grote frequentie, zie je waar het in je bedrijfsprocessen hapert. De data en dashboards maken inzichtelijk waar je analyse zich op moet richten en waar je kunt bijsturen. Datasciencetechnieken en artificial intelligence kunnen daaraan een belangrijke bijdrage leveren, want met een rapportenfabriek loop je vaak achter de feiten aan.

Tools

Niet alleen je mensen zijn cruciaal; ook de juiste business-intelligencetools doen ertoe. Ze zijn er in allerlei soorten en maten: alleen al in Nederland zijn er meer dan 25 beschikbaar. Bekende voorbeelden zijn Qlik, Tableau, Power BI en SAS Visual Analytics.

Voorbeelden van datagedreven organisaties

Gemeenten en provincies

Bij de gemeente Rotterdam werd in het eerste halfjaar zoveel mogelijk platte data uit het sociale domein van de organisatie getrokken, en werden voor drie domeinen de routes in kaart gebracht: werk, onderwijs en zorg. Zo ontstond inzicht op gemeentelijk niveau, wat voor veel mensen echt een openbaring was. Lees verder in ‘Van platte data naar werk’.

Veiligheidsregio Noord-Holland Noord: data die levens redt

Samen met de meldkamer, de ambulancezorg en een team van cardiologen van diverse ziekenhuizen ontwikkelde de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord een procesdashboard op basis van datagedreven werken. Ze wilden weten hoe patiënten met een acuut hartprobleem door de hele zorgketen werden geloodst en welke verbeteringen mogelijk waren. Eerst brachten ze de ruwe data van diverse systemen bij elkaar en plotten die op het acute hartzorgproces. Daarna analyseerden ze die data minutieus en gingen ze erover in gesprek met de direct betrokkenen. Niet eenmalig, maar dagelijks en wekelijks.

In anderhalf jaar tijd werd de doorlooptijd van het totale acute zorgproces van hartpatiënten, waarin elke seconde telt, met 20 minuten ingekort.

Gecontroleerd en geborgd. Een verhaal dat iedereen aanspreekt: data die levens redt. Lees verder in ‘Als elke seconde telt’.

Onderwijsinstellingen

Ook onderwijsinstellingen gaan datagedreven werken. Omdat iedereen betrokken raakt en een rol speelt bij het lezen, analyseren, polijsten en bespreken van de data, kan datagedreven werken uitgroeien tot een organisatiebreed succes.

Routekaart: in 5 stappen naar datagedreven beslissingen

1. Maak je doelstellingen meetbaar en SMART. Formuleer SMART-doelen, bijvoorbeeld 10 procent toename van de klanttevredenheid binnen één jaar. Zo dwing je jezelf om zowel succes als falen te analyseren, en om je prestaties te verbeteren als een continu proces. Maak wat je doet zo meetbaar mogelijk, niet alleen op managementniveau maar voor iedereen, ook persoonlijke doelen en kleinere projecten.
2. Verzamel veel en afwisselende data. Je bezit vaak al een lading data zonder het te weten. Organiseer die volgens een model en ga daarna actief data verzamelen: interne bronnen zoals het ERP-systeem, het zaaksysteem, webanalytics en CRM, maar ook externe bronnen zoals sociale media en informatie over concurrenten. Afwisselende data van verschillende afdelingen is net zo belangrijk: kwaliteit van service, klantenfeedback, reviews, leversnelheid en de effectiviteit van marketingcampagnes.
3. Neem de klant of burger als vertrekpunt. Veel organisaties denken vanuit het product in plaats van vanuit de klant. Zet je klant centraal en ga de dialoog aan. Balanceer je data met innovatie en creativiteit om een relevantere ervaring, product of dienst te creëren. Daarvoor moet data breed binnen je bedrijf beschikbaar zijn.
4. Maak de data voor iedereen toegankelijk. Het grootste gevaar is dat data bij de IT- of marketingafdeling blijft liggen. Je wilt dat iedereen, van boekhouders tot planners, toegang heeft tot de data die nodig is om het werk goed te doen. In veel bedrijven betekent dat een heuse cultuurverandering. Stel daarom iemand uit je managementteam met autoriteit aan als voorvechter van open data en datagedreven beslissingen, en train medewerkers in het lezen en analyseren van data.
5. Betrek de juiste mensen en zet de experts aan het werk. Om alles uit je data te halen heb je data scientists en data-analisten nodig. Zij moeten niet alleen data begrijpen, maar ook oprechte interesse tonen in je bedrijf, markt en strategie, en proactief meedenken over welke databronnen je nodig hebt en wat de klantbehoeften zijn.

Quick wins en principes

Om de omslag tot een succes te maken, concentreer je je bij de start op drie tot vijf makkelijke quick wins. Zo creëer je direct enthousiasme en energie voor verdere verandering. Hanteer altijd deze principes:

• Verzamel genoeg en de juiste data.
• Laat die door je hele organisatie stromen.
• Data is overal en voor iedereen beschikbaar.
• Data is snel en makkelijk leesbaar.

Verder lezen

• Datageletterdheid: de vaardigheden die medewerkers nodig hebben.
• Informatiegestuurd werken: sturen door leidinggevenden op basis van data en informatie.
• Data-analyse: van signaal op het dashboard naar de oorzaak.
• Key performance indicators: de juiste KPI’s bepalen.

Over de auteur

Daan van Beek MSc is ondernemer, auteur, spreker en consultant op het gebied van datagedreven werken, BI en AI. Hij studeerde Bestuurlijke Informatiekunde aan de Open Universiteit en behaalde een Master of Science in Artificial Intelligence aan Middlesex University in Londen. Hij schreef diverse boeken over business intelligence, KPI’s en AI, waaronder De intelligente, datagedreven organisatie.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.