Organisatieadvies: in 4 stappen van vraagstuk naar implementatie

Wat is organisatieadvies?

Volgens de Nederlandse beroepsorganisatie voor organisatieadviseurs (OOA) gaat het bij organisatieadvies om het voor een opdrachtgever leveren van een bijdrage aan het vaststellen, analyseren en oplossen van vraagstukken van bestuur, beleid, organiseren en functioneren die zich binnen, met betrekking tot of tussen organisaties voordoen. Vertaald naar een praktische definitie:

Organisatieadvies is het helpen van opdrachtgevers bij het samen helder krijgen hoe de toekomstige organisatie of een onderdeel zou kunnen gaan functioneren, inclusief scenario’s en de implementatieaspecten die daarbij van belang zijn.

Deze dienstverlening geschiedt altijd vanuit een onafhankelijke positie ten opzichte van de opdrachtgever. De kernwaarden zijn deskundigheid, betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en professionele onafhankelijkheid. Adviseurs die deze kernwaarden niet alleen onderschrijven maar ook uitdragen, verdienen hun fee altijd terug.

Wat maakt iemand tot een goede adviseur?

Een goede adviseur is analytisch, deskundig, empathisch, integer, coöperatief, betrouwbaar, flexibel én vooral kritisch. Competente adviseurs hebben bovendien een scherpe focus. Een betrokken en gedreven adviseur laat organisaties, mensen en systemen beter functioneren en brengt (weer) rust in de tent.

Aan adviseurs die je alleen maar naar de mond praten, heb je niet zoveel.

Adviseurs die praktisch zijn ingesteld en zich ook sterk maken voor de implementatie van hun eigen advies zijn schaars. Of het nu gaat om strategie, digitale transformatie of data: een advies heeft pas waarde als het uitvoerbaar is.

Drie adviesterreinen

1. Van strategie via een slim businessmodel naar echte KPI’s

De strategie herijken, scenario’s verkennen met scenarioplanning, het businessmodel versterken en performance management een boost geven met KPI’s en beter management.

2. Van business intelligence naar datagedreven werken en AI

(Veel) meer doen met data: dashboards, data science, een datawarehouse en datagedreven werken.

3. Van processen naar continu verbeteren en hogere kwaliteit

Processen verbeteren en de kwaliteit verhogen met continu verbeteren, de PDCA-cyclus, procesoptimalisatie, process mining, kwaliteitsmanagement en lean.

Goed advies komt niet vanuit één domein of silo. Wie integraal naar een vraagstuk kijkt, maakt de oplossing als vanzelf duurzamer.

Een helder adviesproces in 4 stappen

1. Het vraagstuk helder krijgen. Interviews, workshops en documentatie geven kennis van het precieze vraagstuk, de achterliggende problematiek, de gewenste toekomstige situatie en het waarom (de noodzaak).
2. Contextuele analyse. Waar relevant worden technologie-, branche- en marktontwikkelingen meegenomen en gewogen. De wereld verandert in een steeds rapper tempo; daar geen rekening mee houden kan funest zijn.
3. Analyse van de situatie. Een eerste analyse wordt besproken met en getoetst door betrokkenen en domeinexperts. Bevindingen, conclusies en aanbevelingen worden vastgelegd; waar nodig passeren verschillende oplossingsrichtingen en scenario’s de revue.
4. Presentatie van het advies. Het uiteindelijke advies, inclusief een samenvatting van de gezette stappen, wordt gepresenteerd aan opdrachtgever, betrokkenen en beslissers, bijvoorbeeld als miniconferentie.

Daarna volgt een evaluatie en worden de vervolgstappen bepaald, zoals de start van de implementatie van het advies.

Verschillende adviesrollen

Afhankelijk van de situatie en de omvang en impact van de te maken keuze kan een adviseur verschillende rollen vervullen. Hoe steviger de rol, hoe hechter de samenwerking met de organisatie en haar mensen.

Alleen advies versus advies met implementatie

Het grootste verschil tussen adviseurs is of ze zich verantwoordelijk voelen voor het resultaat.

3 tips voor het omgaan met een adviesbureau

De relatie tussen een opdrachtgever en een adviesbureau is volledig gebaseerd op vertrouwen. Ook als dat vertrouwen er eenmaal is, is het verstandig om alert en zakelijk te blijven.

1. Pin de adviseur vast op haalbare resultaten. Een integere adviseur voelt zich medeverantwoordelijk voor de eindresultaten, inclusief de uitrol, op basis van SMART-doelen. ‘Don’t base your decisions on the advice of those who don’t have to deal with the results.’ Met andere woorden: accepteer geen vrijblijvende adviezen van adviseurs die zelf nooit met hun voeten in de modder hebben gestaan.
2. Laat een welgemeend advies eerst goed bezinken. Reageer niet primair. Zoals de Engelse dichter Samuel Taylor Coleridge al wist: ‘Advice is like snow – the softer it falls, the longer it dwells upon, and the deeper it sinks into the mind.’ Lees tussen de regels door en handel niet alleen naar de letter, maar ook in de geest van het advies. Of, in de woorden die aan Harper Lee worden toegeschreven: ‘Many receive advice, only the wise profit from it.’
3. Maak sluitende afspraken over het omgaan met data. Adviseurs gebruiken vaak veel (privacygevoelige) gegevens van klanten en medewerkers. Naast het risico op een datalek bestaat het gevaar dat data onderweg verloren gaan. Een groot datalek kan de reputatie van je organisatie op het spel zetten. Maak goede afspraken met de externe adviseur over hoe die met jouw data omgaat.

Verder lezen

• Implementeren
• Verandermanagement
• Strategie
• Scenarioplanning

Bronnen

• OOA, de Nederlandse beroepsorganisatie voor organisatieadviseurs.
• Information is Beautiful: World’s biggest data breaches & hacks.

Over de auteur

Wouter Huisman

Wouter heeft ruim twintig jaar ervaring als interim-manager, projectmanager en managementconsultant. Zijn expertise ligt op het snijvlak van datagedreven organisaties, continu verbeteren en performance management, en zijn passie is organisaties helpen beter te sturen.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.