Scenarioplanning: betekenis, voordelen en de 5 stappen

Wat is scenarioplanning?

Scenarioplanning is het proces waarin je relevante ontwikkelingen en trends tijdig herkent, de voor jouw organisatie relevante selecteert en ze omzet naar reële scenario’s en toekomstbeelden, zodat je adequaat kunt anticiperen.

In tijden waarin ontwikkelingen zoals AI zich razendsnel voltrekken, is het van belang je niet te lang vast te klampen aan een verouderde strategie. Elke strategie verwatert sowieso met de tijd; dat heet strategy drift. De toegevoegde waarde verdampt, soms waar je bij staat, en de organisatie komt al snel in een vrije val, zeker als scenariodenken niet diepgeworteld is en het managementteam geen affiniteit heeft met scenarioanalyse. Veel organisaties proberen hun strategie op te rekken, maar dat houd je niet oneindig vol.

Hopen dat zware tijden overwaaien is geen strategie

Hopen dat economisch zware tijden als donkere wolken overwaaien, of aannemen dat goede tijden jaren aanhouden, is ijdele hoop. Kun je met je huidige strategie niet inspelen op een dynamische omgeving, dan staat de organisatie stil in haar ontwikkeling en is ze dus niet toekomstbestendig. De gevolgen van slechte scenarioplanning:

• automatisch verval van de toegevoegde waarde van producten en diensten;
• de organisatie holt altijd achter de feiten aan en voelt zich telkens overrompeld;
• minder innovatie, minder klanten, minder omzet en minder marktaandeel;
• ontevreden medewerkers, reorganisaties en zelfs ontslagrondes.

De 5 stappen van scenarioplanning

1. Herken en vind relevante trends en ontwikkelingen op tijd.
2. Selecteer de trends met een grote kans om door te zetten.
3. Ontwikkel op basis van de trends reële scenario’s en toekomstbeelden.
4. Reken de scenario’s door: welke impact hebben ze op je organisatie?
5. Schrijf een scenarioplan en geef verandermanagement daarin een prominente plek.

In stap 5 kijk je per scenario vanuit verschillende invalshoeken naar de impact op systemen, processen, data, competenties, de arbeidsorganisatie en je toegevoegde waarde. Met die kennis kunnen leidinggevenden en teams vroegtijdig inspelen op ontwikkelingen, en wint de organisatie aan wendbaarheid.

Van onzekerheden naar meerdere scenario’s

Juist in deze tijden van ‘complexity economics’ is de economie zeer dynamisch, met heftige bewegingen in de markt. De economie is een voortdurend evoluerend systeem dat nauwelijks te voorspellen is. Organisaties zouden hun strategiebepaling daarom anders moeten inrichten. Scenarioplanning maakt het mogelijk een aantal businessplannen op te zetten die aansluiten op situaties die zich kunnen voordoen. Dat maakt anticiperen op de toekomst een stuk makkelijker dan wanneer de organisatie zich op één strategie richt. Scenarioplanning betekent leren omgaan met onzekerheid.

Eén voorspelling versus een portfolio van scenario’s

Twee manieren om een strategie op te bouwen.

Scenarioanalyse en de datagedreven organisatie

Een intelligente, datagedreven organisatie kijkt altijd goed om zich heen: naar ontwikkelingen, trends en wat de concurrentie doet. Sensoren zijn haar spreekwoordelijke zintuigen. Ze denkt ook regelmatig na over de houdbaarheid van haar businessmodel, haar marktrelevantie en de automatische afbrokkeling van haar toegevoegde waarde. Die sluipmoordenaar heeft al veel bedrijven in de afgrond gestort. Big data, business intelligence en open data spelen bij scenarioanalyse een steeds grotere rol, en een strategiekaart is een handig instrument om scenario’s door te rekenen.

Wat levert een goede scenarioanalyse op?

• een betere voorspelling van de toekomst;
• meer invloed op ogenschijnlijk oncontroleerbare zaken;
• een sterkere weerbaarheid van je organisatie;
• sneller kunnen inspelen op ontwikkelingen in de markt.

Verder lezen

• Strategie
• De strategiekaart
• Key performance indicators (KPI’s)
• Performancemanagement
• Verandermanagement

Over de auteur

Leo Kerklaan is strategieprofessional. Hij adviseert, doceert en schrijft over tal van aspecten van strategisch performance management, in Nederland en daarbuiten, in het bedrijfsleven en bij de overheid. Hij studeerde Nederlands recht aan de Universiteit van Amsterdam en is auteur van diverse managementboeken, waaronder de bestseller De cockpit van de organisatie.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.