Advies: informatiegestuurd werken bij een gemeente

Een boeiende opdracht

Bij een van de grotere gemeenten bracht Diamond Decisions advies uit over informatiegestuurd werken (IGW). Dit is een korte samenvatting van die complexe maar dankbare opdracht. De bevindingen zouden ook andere (middel)grote gemeenten aan het denken moeten zetten. In de praktijk worden termen als datagedreven sturing, datagedreven werken, informatiegestuurd werken en informatiegestuurd samenwerken door elkaar gebruikt. Een externe partij kan de discussies modereren en stroomlijnen, zodat gemeenten de juiste keuzes maken.

Nieuwe uitdagingen en scherpere eisen

Informatiegestuurd werken wint binnen de gemeente sterk aan belang. Er worden steeds hardere eisen gesteld aan efficiëntie, effectiviteit en doelrealisatie. Daarnaast krijgt de gemeente te maken met nieuwe uitdagingen zoals decentralisaties op diverse niveaus. Tegelijk groeit het besef dat bedrijfsprocessen en vraagstukken de grenzen van de clusters overstijgen. Al deze ontwikkelingen maken werken en sturen op basis van goede managementinformatie doorslaggevend voor het realiseren van gemeentelijke doelen. Het gaat niet alleen om goede stuurinformatie en KPI’s, maar ook om het toepassen van nieuwe technologie zoals (big) data-analyse in het operationele werk.

Aan initiatieven geen gebrek, aan sturing des te meer

Het belang van informatiegestuurd werken wordt in de organisatie breed gedeeld, zo blijkt uit de vele centrale en decentrale initiatieven. Management en medewerkers hebben allemaal behoefte aan krachtige resultaatsturing, een efficiënt proces rond informatiegestuurd werken en innovatie. Om de ambitie te realiseren wil de gemeente het thema samen met de clusters oppakken en uitwerken in een concreet en realistisch gemeentelijk actieplan: een roadmap. De CIO vroeg om een nulmeting als basis voor die roadmap.

De nulmeting: vijf aspecten in evenwicht

Uitgangspunt van het gebruikte model is dat alle aspecten van informatiegestuurd werken met elkaar in evenwicht horen te zijn:

1. de organisatie en de primaire processen;
2. de management control en besturing;
3. de inhoud van informatie en het gebruik;
4. de informatiearchitectuur;
5. de organisatie rond informatiegestuurd werken.

Vanuit de geconstateerde startsituatie (ist) kun je een roadmap opstellen om naar het ambitieniveau te groeien. Het eindrapport doet een aantal concrete aanbevelingen die in de roadmap worden opgenomen.

De startsituatie

Op basis van enquêtes en interviews is de startsituatie per aspect op hoofdlijnen als volgt.

1. Organisatie: beleid, cultuur en resultaatgerichtheid

• De beleidsvorming binnen afgebakende kolommen (clusters, afdelingen) is vrij sterk ontwikkeld.
• Clusteroverstijgende, integrale beleidsontwikkeling en -afstemming vindt nog weinig plaats.
• Resultaatgerichtheid en resultaatsturing zijn nog onvoldoende.

2. Management control: besturing en instrumentarium

• Enkele clusters hebben al een expliciet besturingsmodel, een balanced scorecard met een PDCA-cyclus, dat als voorbeeld kan dienen voor de andere.
• Doelstellingen worden vaak niet of onvoldoende SMART geformuleerd en bestuurbaar gemaakt.
• Het definiëren en gebruiken van KPI’s in de bedrijfsvoering zit in de lift dankzij een managementcockpit.
• Het definiëren van KPI’s toegespitst op de primaire processen, en het gebruik ervan, staat nog in de kinderschoenen.

3. Informatie en gebruik

• Er zijn veel wensen, men ziet kansen en er is een breed gedeelde behoefte aan informatiegestuurd werken.
• Er zijn veel eilandjes van (soms zeer goede) informatievoorziening en informatiegestuurd werken.

4. Informatiearchitectuur

• Ze varieert van diverse datawarehouses onder architectuur tot het op grote schaal inzetten van spreadsheets.
• Er is verspilling en inefficiëntie door fragmentatie, gebrek aan samenhang en ad-hocrealisaties.
• Het informatieaanbod vanuit het concerndatawarehouse is gericht op rapportage en dashboards. Beleidsontwikkeling, innovatie, big data, onderzoek en ondersteuning van de operatie worden nog niet of onvoldoende ondersteund.

5. Organisatie van informatiegestuurd werken

• Het BICC is sterk gepositioneerd als centrale serviceorganisatie voor Business Intelligence.
• Zowel centraal als decentraal wordt informatiegestuurd werken vooral technisch en uitvoerend opgepakt. Advies en echte vraagverheldering blijven achter.
• De vraag naar informatie overtreft de (centrale) aanbodcapaciteit van het BICC in hoge mate.
• De prioritering van de inzet van capaciteit is onduidelijk en niet transparant.

Het advies: twee hoofdpunten voor verbetering

Uit de interviews met managers, strategisch informatieadviseurs en clustercontrollers en uit de door de CIO geformuleerde ambitie (soll) blijkt dat de gemeente streeft naar volwassenheidsniveau 4 (integraal). Om dat te bereiken is eerst verbetering nodig op twee hoofdpunten.

Van de startsituatie naar de gewenste situatie

De kern van het advies in vier verschuivingen.

1. Verbeter de organisatie rond informatiegestuurd werken

• Richt een gemeenschappelijke regiefunctie op de vraag in. Die beoordeelt nieuwe aanvragen, plaatst ze in een gemeentebrede context en bereidt ze voor op besluitvorming en prioritering.
• Maak ruimte voor integrale teams. Het BICC richt al dedicated teams in voor de clusters. Daarnaast moet er ruimte zijn voor clusteroverstijgende, integrale teams die zich bezighouden met innovatie en clusteroverstijgende thema’s.
• Richt een structuur in voor expliciete prioriteitstelling van aanvragen en initiatieven, en maak de criteria transparant.
• Richt een adviesfunctie in voor informatiegestuurd werken en besturing. Die is sparringpartner voor management en directie, heeft een duidelijke visie en identificeert de werkelijke vraag. In een meer uitvoerende rol neemt ze de business bij de hand bij het SMART maken van doelstellingen en het formuleren van effectieve KPI’s.
• Versterk de kennisinfrastructuur van de afdeling die verantwoordelijk wordt voor informatiegestuurd werken. Met de ontwikkeling naar dedicated teams en de groeiende rol van de centrale infrastructuur rond het concerndatawarehouse is het aanstellen van een BI-architect op korte termijn noodzakelijk. Ook de vaardigheden in business consultancy moeten worden versterkt, en er is een betere balans nodig tussen capaciteit voor datawarehouse-ontwikkeling en voor front-endontwikkeling en analyse.

2. Verbeter en borg de architectuur en het instrumentarium

• Richt een gemeenschappelijke regiefunctie op architectuur in onder verantwoordelijkheid van het BICC en de staforganisatie. Die implementeert de in opdracht van de CIO opgestelde architectuurrichtlijnen, borgt de bruikbaarheid en onderhoudbaarheid van de architectuur op lange termijn en controleert de kwaliteit van de oplossingen van dedicated en integrale teams.
• Richt een gemeenschappelijke regiefunctie op tools in. Directe besparingen op licentiekosten zijn mogelijk door rationalisatie van het toollandschap, dat bestaat uit 36 verschillende BI-tools of versies van tools.
• Varieer in verschijningsvormen van informatie. De vorm moet aansluiten bij doelgroep en gebruik. Het bestaande aanbod rond het concerndatawarehouse moet worden verrijkt met oplossingen die de operatie, onderzoek, big data, innovatie en beleidsvorming ondersteunen.

Verder lezen

• Informatiegestuurd werken
• Business Intelligence competency center
• Blog: Rotterdam op weg met informatiegestuurd werken
• Blog: Meer doen met data bij gemeenten

Over de auteur

Wouter Huisman studeerde bedrijfseconomie aan de Rijksuniversiteit Groningen en heeft ruim twintig jaar ervaring als interim-manager, projectmanager en managementconsultant. Zijn expertise ligt op het snijvlak van datagedreven organisaties, continu verbeteren en performance management.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.