Als elke seconde telt: time is muscle

Levens redden met BI en analytics

‘Levensreddende BI’, kopte een Nederlands IT-vakblad. ‘Een slimme logistieke oplossing, inzichtelijk gemaakt met een dashboard’, relativeren Martin Smeekes (directeur ambulancezorg) en Anouk Schoemaker (manager bedrijfsvoering en BI). Hoe je het ook noemt, het project Call to Balloon leverde Veiligheidsregio Noord-Holland Noord het predicaat Slimste Organisatie van Nederland (2015) op. En, belangrijker nog, 20 minuten tijdwinst voor patiënten met acute hartklachten die gedotterd moeten worden. Die kostbare minuten zijn vaak levensreddend.

Time is muscle

Smeekes: ‘Noord-Holland Noord is een regio met flinke afstanden en dito aanrijtijden vanuit de periferie naar een van de drie ziekenhuizen in Alkmaar, Hoorn of Den Helder. Daar komt bij dat we omringd zijn door water; aan drie kanten ontbreekt een buurregio van waaruit we bijstand van andere ambulancediensten kunnen krijgen. We moeten problemen hier kortom zelf oplossen.’ Zoals het vraagstuk dat in 2012 op tafel kwam: hoe kan de tijd tussen een melding van ernstige hartklachten bij 112 en de ingreep in het ziekenhuis worden verkort?

Time is muscle: hoe langer de toevoer van zuurstofrijk bloed naar de hartspier is gestremd, hoe groter de schade aan het hart.

Dat is het adagium onder cardiologen. De overlevingskans neemt af, net als de kwaliteit van leven als de patiënt wel overleeft.

Van call to balloon

Smeekes: ‘Wij zijn die tijd in kaart gaan brengen. Wat vraagt elk stapje vanaf het moment van bellen, de ‘call’, tot en met de levensreddende interventie, dotteren met een ‘balloon’, en waar kunnen we hoeveel tijd winnen? Van ‘call to balloon’ dus, in plaats van ‘door to balloon’, vanaf binnenkomst in het ziekenhuis, zoals gebruikelijk was. Wat valt er te winnen voordat de patiënt in het ziekenhuis is? Hoe kunnen de losse schakels in het proces beter op elkaar aansluiten? Meldkamer, ambulancedienst en spoedeisende hulp waren losse entiteiten; iedereen focuste op het eigen stukje. Deze integrale benadering is wezenlijk nieuw.’

Door to balloon versus call to balloon

Waarom het startpunt van de meting ertoe doet.

Tijdsbesparing door analyses

Voor het project is een dashboard ontwikkeld dat gedetailleerd en voor iedere betrokkene inzichtelijk maakt waar tijd aan opgaat en waar tijd wordt verspild: aanrijtijden, overdracht enzovoort. Het gaat om zo’n 120 tot 180 gevallen per jaar. Analyses van de data leverden een aantal tijdbesparende veranderingen in het proces op. Schoemaker: ‘Dingen die je makkelijk mist als je ze niet in kaart brengt.’

• Een ambulance rukt nu bij een melding meteen uit, en niet pas nadat de meldkamer heeft bepaald of het nodig is; terugkeren kan altijd nog.
• Thuis bij de patiënt wordt al een cardiogram gemaakt en digitaal naar het ziekenhuis gestuurd, zodat men daar direct weet of dotteren nodig is en het team bij aankomst van de ambulance klaarstaat.
• De patiënt gaat rechtstreeks van de ambulance naar de dotterkamer, zonder oponthoud op de vaak drukke spoedeisende hulp.

Signaleren en gericht werken aan een oplossing

‘Dat bij elkaar opgeteld levert een tijdbesparing op van gemiddeld 20 minuten. Een enorme verbetering, met relatief eenvoudige maatregelen en tegen lage kosten: 10.000 euro voor de ontwikkeling van het dashboard. Dankzij dit succes neemt onze werkwijze een enorme vlucht. Er zijn regio’s waar de geografische omstandigheden veel gunstiger zijn dan in Noord-Holland Noord, maar waar ons gemiddelde, 80 minuten van call to balloon, niet wordt gehaald. Belangrijker is dat zo’n volledig inzichtelijk proces het mogelijk maakt de uitzonderingen op dat gemiddelde direct te signaleren, de locaties waar het langer duurt, en zo gericht aan een oplossing te werken.’

Een nieuw traject voor beroertezorg

Inmiddels loopt er in de regio een nieuw traject voor beroertezorg, dat volop profiteert van de ervaringen bij cardiologie. Was het daar nog een behoorlijk top-downproces, bij neurologie zijn van meet af aan alle relevante partijen betrokken. Smeekes: ‘We zitten met dertig man aan tafel: centralisten uit de meldkamer, ambulanceverpleegkundigen, SEH-artsen, neurologisch verpleegkundigen, neurologen, ICT’ers. Allen ambassadeurs voor een majeure verandering. Een bijzondere combinatie die buitengewoon goed werkt.’

‘Dat we met z’n allen aan tafel zitten levert inzichten op die je anders mist: niemand staart zich blind op het eigen stukje, het gaat om het belang van de patiënt. Iedereen mag zich in de discussie mengen en ieders bijdrage, van neuroloog, verpleegkundige of centralist, is van dezelfde waarde. Het zorgt voor een enorme binding en genereert veel energie.’ Schoemaker: ‘Het dashboard is opnieuw een perfect hulpmiddel; het geeft directe feedback op het hele proces van spoedzorg. Medisch specialisten, niet blij met alles wat normaal moet worden vastgelegd, zien hier de grote voordelen: dit zijn de hardste kwaliteitsindicatoren, die moeten we vastleggen. Elke seconde verbetering telt.’

De stollingswaarde eerder vaststellen

Smeekes geeft een concreet voorbeeld uit het neurologietraject. Bij de drie ziekenhuizen in de regio bleek na binnenkomst van een patiënt met een beroerte tijd verloren te gaan, zo liet het dashboard keurig zien. Naast het maken van de CT-scan moet de stolbaarheid van het bloed worden bepaald voordat een sterk stolseloplossend middel kan worden toegediend. De laborant moet vaak van een andere afdeling komen en dat kost tijd. Sinds 1 juni 2017 bepaalt de ambulanceverpleegkundige de stollingswaarde thuis bij de patiënt, wat het tijdverlies in het ziekenhuis beperkt.

Elkaar zien, spreken en begrijpen

Schoemaker: ‘Elkaar zien, spreken, begrijpen, daar gaat het om bij deze verbeterprocessen. Het dashboard is een uiterst belangrijk hulpmiddel: het maakt alle informatie die we toch al vastleggen inzichtelijk. Maar het uiteindelijke werk, het optimaliseren van het proces, gebeurt door de mensen die dat met elkaar willen doen. Mensen met een drive tot verbeteren, die elkaar zaken durven toevertrouwen, zoals een cardiogram maken of bloedwaarden bepalen in de ambulance, die bereid zijn feedback te geven en te ontvangen, die durven los te laten. Die mensen maken met elkaar de intelligente organisatie.’

Verder lezen

• Processen
• Blog: Case: Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
• Blog: Dienstverlening die niet wordt gemeten is verdacht
• Blog: Business Intelligence in de zorg

Over de auteur

Daan van Beek MSc is ondernemer, auteur, spreker en consultant op het gebied van datagedreven werken, BI en AI. Hij studeerde Bestuurlijke Informatiekunde aan de Open Universiteit en behaalde een Master of Science in Artificial Intelligence aan Middlesex University in Londen. Hij schreef diverse boeken over business intelligence, KPI’s en AI, waaronder De intelligente, datagedreven organisatie.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.