De kern in het kort
- De business vroeg steeds vaker om samengestelde informatie die was verdeeld over vele bronsystemen en organisatieonderdelen.
- Onderhoud gebeurt niet meer omdat een periode voorbij is, maar alleen als nauwkeurige metingen laten zien dat het nodig is.
- De data liet wissels zien die nooit werden omgezet; ze zijn geklemd of vervangen door vast spoor.
- Datakwaliteit blijft het belangrijkste issue: een rapportage liet zien dat op 1 januari driehonderd wissels waren onderhouden, wat niet aannemelijk is.
- Het advies: verspil geen tijd aan gepraat over tools; zet mensen van ICT en business in één ruimte.
Informatie integraal ontsluiten
Wanneer is Business Intelligence voor het eerst gaan spelen bij ProRail? Martin Zoontjens, als manager verantwoordelijk voor ICT: ‘Dat was twee jaar geleden. De business begon ons steeds vaker te vragen om samengestelde informatie. De informatie was verdeeld over vele bronsystemen en een aantal organisatieonderdelen. Met die verdeeldheid nam de organisatie geen genoegen meer. We hebben dit jaar een grote stap gezet met het integraal ontsluiten van informatie in een KPI-dashboard.’
‘De invoering van een nieuwe organisatiestructuur hielp ons de rapportagelijnen effectiever en helderder te maken. De salesafdeling was op dat moment bezig de spoorcapaciteit te verbeteren en samen met de verkeersleiding het spoor zo veel mogelijk beschikbaar te hebben om aan klanten aan te bieden. Onderhoud is daarbij een onvermijdelijke activiteit die zeer bepalend is voor de beschikbaarheid van het spoor.’
Anticiperen op bijna-storingen
‘Door slimmer te werken konden we de gebruikers zo veel mogelijk van onderhouds- en storingsinformatie voorzien. Tegelijk waren de collega’s van Inframanagement op zoek naar de belastinggegevens van het spoor en de wissels; zij wilden nieuwe concepten als gedifferentieerd onderhoud introduceren. Daaraan hebben wij mogen bijdragen. De volgende stap is dat we kunnen anticiperen op storingen die zich nog niet hebben aangediend’, aldus Zoontjens.
Maatwerk vervangt de standaard onderhoudscyclus
De samenstelling van de ondergrond van het tracé blijkt bijvoorbeeld een factor die de onderhoudsfrequentie beïnvloedt. Werd wisselonderhoud vroeger simpelweg uitgevoerd omdat een periode voorbij was, nu gebeurt het alleen als het nodig is, zoals blijkt uit nauwkeurige metingen. Algemene treinbewegingen, warmtemeting op treinstelassen, individuele schokmeting op wielniveau en laadgegevens uit het goederenbelastingplan in vergelijking met de wieldruk in bochten, alles samengebracht in overzichtelijke statistieken en voorspellende modellen, helpen ProRail de timing van het onderhoud proactief in te schatten.
Standaard onderhoudscyclus versus onderhoud op basis van metingen
De verschuiving bij ProRail.
Standaardcyclus
Op basis van metingen
Aanleiding
De periode is voorbij
Metingen laten zien dat het nodig is
Gebruikte data
De kalender
Belasting, warmte, schokken, ondergrond
Storingen
Achteraf herstellen
Anticiperen op bijna-storingen
Budget
Gelijkmatig verdeeld
Herverdeeld naar waar het telt
In wissels zit het meeste geld
Het begon met een overzichtelijke lijst van wissels, overwegen en seinen. In wissels zit het meeste geld: ze zijn het meest onderhoudsgevoelig. Met de nieuwe inzichten bleef het BI-team collega’s vragen waarmee het hen het best kon ondersteunen, in de geest van: ‘Wij doen wat jullie ons vragen. Jullie hebben verstand van wissels en spoor, wij van data.’
Wissels die nooit werden gebruikt
Goede samenwerking leidt tot vernieuwende inzichten. Er werden neveneffecten zichtbaar. Zo bleek dat sommige wissels nooit werden omgezet, doordat ze steeds vanuit één richting werden bereden. Een aantal van die situaties is betrouwbaarder en bedrijfszekerder gemaakt door de wissels te klemmen of te vervangen door vast spoor. Daardoor konden budgetten worden herverdeeld en verbeterde uiteindelijk ook de serviceverlening significant. Doordat het team zo een rol in het primaire proces van ProRail kreeg, kwamen er steeds meer businessvragen op zijn pad. Het werd de logische bron van informatie.
Van simpele rapportage naar rendementsverbetering
‘Die informatie hadden we niet meteen in flashy dashboards beschikbaar’, zegt Zoontjens. ‘Ook wij zijn begonnen met simpele Excel-spreadsheets, en als ik eerlijk ben gebruiken we die in sommige gevallen nog steeds. Het was ontzettend arbeidsintensief om iedere nacht de data uit het hele land in één overzicht klaar te zetten, zodat managers hun besluiten over de inzet van personeel en middelen voor die dag konden stroomlijnen. Onze automatiseringsideeën hebben daar een enorme verbetering in gebracht.’
‘Intussen hebben we zo’n 80% van de informatiebehoefte ontsloten in scorecards die een integraal beeld geven van de huidige staat van onderhoud en waarmee de meeste bedrijfsonderdelen worden aangestuurd. Een gunstig financieel bijeffect is dat we op basis van wat we nu weten de contracten met onze aannemers scherper hebben kunnen stellen, zonder de afgesproken serviceniveaus geweld aan te doen.’
Hot-wheeldetectie
Halverwege het interview krijgt Zoontjens een alert. Een as van een treinstel signaleerde een bovengemiddelde waarde; het alarmsysteem meldde een verkeerde aslast. Hij kan ons meteen geruststellen: de betreffende trein krijgt een snelheidsbeperking.
Worstelen met datakwaliteit
Waar worstelt ProRail op dit moment mee? ‘Het belangrijkste issue is ook bij ons datakwaliteit. We hebben daar natuurlijk allerlei processen en verbetertrajecten voor ingericht, maar het vraagt continu aandacht. Een sprekend voorbeeld is een rapportage waaruit bleek dat we op 1 januari driehonderd wissels hadden onderhouden. Op een totaal van bijna zevenduizend wissels is dat niet aannemelijk, zeker omdat wij onze onderhoudsmensen ook een vrije nieuwjaarsdag gunnen.’
‘We hanteren sinds enige tijd een rapport over datakwaliteit en hebben als uitgangspunt de beschikbare data zo veel mogelijk te gebruiken voor de dagelijkse activiteiten. Alleen dan maak je de onvolkomenheden zichtbaar en stel je jezelf in staat de gegevens te verbeteren.’
Datamodellen hergebruiken en een BI-technologiecentrum
Het tweede aandachtspunt zijn de steeds wisselende datamodellen in de verschillende toepassingen. ProRail is zeer alert op hergebruik van datamodellen, essentieel voor een organisatie in beweging die zich moet aanpassen aan externe en interne ontwikkelingen. Daarnaast is een Business Intelligence Technology Center (BITC) ingericht. Het valt onder ICT-services en werkt samen met businessanalisten uit bijna alle bedrijfsonderdelen van ProRail. ‘In de afgelopen jaren zijn data-analyse en BI geïmplementeerd in een fors deel van de organisatie, met snelle implementaties. Gebruikers worden gefaciliteerd in hun informatiebehoefte en krijgen de informatie op maat aangeleverd.’
Tien miljoen euro
Het blijft lastig om in onze business baten en lasten in kaart te brengen, maar wij denken dat we door het zuiver in beeld brengen van samengestelde informatie zo’n 10 miljoen euro op een andere manier hebben kunnen inzetten. (Martin Zoontjens, manager ICT-services ProRail)
Praten over tools staat praten over de business in de weg
Zoontjens adviseert vakgenoten geen tijd te verspillen aan gepraat over tools. Door eerder samenwerking te zoeken komt de echte toegevoegde waarde van ICT, en van Business Intelligence in het bijzonder, beter tot haar recht. ‘Wij hebben er vanaf het begin voor gezorgd dat de mensen van ICT en de mensen uit de business in één werkruimte samenwerkten. Daardoor ontstond eenvoudigweg eerder een gemeenschappelijk doel en werden functionele eisen en technische beperkingen een gemeenschappelijke uitdaging.’
Business Intelligence voor de hele spoorketen
De toekomst is mooi voor ProRail en Business Intelligence kan daaraan bijdragen. Er is een project gestart waarbij onder meer aan NS en het onderhoudsbedrijf van NS tegen betaling informatie wordt geleverd. ProRail kan bijvoorbeeld op treinstelniveau wegen en zo meten hoeveel mensen op een bepaald moment op een bepaald traject in de eerste en tweede klas zitten. Dat komt bij ProRail heel eenvoudig uit de systemen, terwijl de reizigersvervoerder duur marktonderzoek moet doen om deze gegevens te achterhalen. De vervoerder kan zo effectiever werken en ProRail heeft een extra inkomstenbron. Hoe mooi zou het zijn als BI in de hele spoorketen kan worden ingezet?
Wat Diamond Decisions in deze case herkent
Het BI-team van ProRail vertrok vanuit de beslissingen van de experts: wanneer onderhouden we welke wissel? Dat is de kern van business modeling. De metingen en voorspellende modellen zijn data analytics in dienst van die beslissing, en één gedeelde werkruimte voor ICT en business is wat wij bedoelen met alignment.
Verder lezen
- Predictive analytics
- Datakwaliteit
- Blog: Het is bijna sciencefiction wat we met BI doen
- Blog: Groothandel floreert dankzij Business Intelligence
Over de auteur
Over Diamond Decisions
Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.
Veelgestelde vragen
01
Wat leverde Business Intelligence ProRail op?
Zo’n 80% van de informatiebehoefte ontsloten in scorecards, onderhoud op basis van metingen in plaats van een vaste cyclus, scherpere contracten met aannemers en, naar eigen schatting van ProRail, zo’n 10 miljoen euro die anders kon worden ingezet.
02
Wat is het verschil tussen periodiek en toestandsafhankelijk onderhoud?
Periodiek onderhoud wordt uitgevoerd omdat een vaste periode voorbij is. Toestandsafhankelijk onderhoud wordt uitgevoerd als metingen, zoals belasting, warmte en schokken, laten zien dat het nodig is. Het voorkomt onnodig werk en maakt het mogelijk op storingen te anticiperen.
03
Hoe verbeter je datakwaliteit in de praktijk?
Door de data elke dag te gebruiken. Het uitgangspunt van ProRail is beschikbare data zo veel mogelijk in het dagelijkse werk te gebruiken, want alleen dan worden onaannemelijke cijfers, zoals driehonderd onderhouden wissels op nieuwjaarsdag, zichtbaar en zijn ze te corrigeren.
04
Wat kan een kleiner bedrijf met assets van ProRail leren?
Begin met een eenvoudige lijst van je meest onderhoudsgevoelige assets, desnoods in een spreadsheet, en vraag de experts welke beslissing ze beter willen nemen. Vaak laat de data al zien welke assets nauwelijks worden gebruikt of te vaak worden onderhouden.
Waar zit in jouw organisatie het meeste geld?
Wil je ontdekken welke beslissingen over onderhoud en capaciteit beter kunnen met je eigen data? Neem contact op met Diamond Decisions.