Bouwbedrijf weer op de rails met BI en analytics

Duizend rapportages in desktoptools

De businessunit van een van de drie grootste bouwbedrijven in Nederland, die samen met de spoorbeheerder verantwoordelijk is voor nieuwbouw en onderhoud van het spoor, wilde de informatievoorziening verbeteren. Binnen de organisatie werden heel veel managementrapportages en -analyses gemaakt met populaire desktopdatabase- en spreadsheettoepassingen. De verzameling query’s en rapportages was aangegroeid tot het respectabele aantal van duizend. Na een aantal jaren zo te hebben gewerkt, ontstond er plotseling een fors probleem voor de directie.

In de ban van het projectrendement

Er was kort daarvoor een data-analist aangetrokken die veel in haar mars had. Ze kreeg onder meer de taak de bestaande financiële rapportages te verbeteren en te vereenvoudigen. Na gedegen onderzoek raakte ze in de ban van de manier waarop het projectrendement werd berekend. De projectadministrateurs hielden elk op eigen wijze in een spreadsheet de kosten bij van materieel, personeel en materiaal.

Ze ontdekte ook dat de vijf overzichten die vanuit verschillende invalshoeken inzicht gaven in het projectrendement elk een andere uitkomst lieten zien. Welke gaf het juiste rendement weer? Uit vervolganalyse bleek dat sommige kostenplaatsen dan weer wel en dan weer niet werden meegenomen. Ze rapporteerde deze onregelmatigheden aan de CFO, die onverwijld de directie inlichtte.

Vier dagen cijferen

De data-analist en de CFO werkten vervolgens aan een correcte berekening van het rendement. Na vier dagen cijferen kwamen ze voor de laatste twee jaar uit op een rendement dat flink lager was uitgevallen. De directie kwam ervan af met een stevig gesprek met de holdingdirectie, die wist dat het geen moedwil was geweest en dat het er bij andere bouwbedrijven binnen de groep niet beter voor stond.

Jaren later: het bedrijf floreert beter dan voorheen

Dit bijna-ongeluk was voor de directie de aanleiding om een flink budget vrij te maken voor een BI-systeem dat kon afrekenen met de duizend rapportages en de meerdere versies van de waarheid. Nu, enkele jaren later, floreert het bedrijf beter dan voorheen. Een betrouwbaar Business Intelligence-systeem met gepersonaliseerde dashboards en ongeveer twintig achterliggende rapportages voor verdieping geeft managers en medewerkers inzicht in de meest essentiële zaken van de organisatie.

Accurate en betrouwbare cijfers

De infrastructuur erachter, een datawarehouse, zorgt voor accurate en betrouwbare cijfers. Gegevens worden waar nodig gecontroleerd op kwaliteit en de definities zijn helder, eenduidig en voor iedereen toegankelijk. En doordat de twintig rapportages elke maand klaarstaan en rapportages en analyses nu veel makkelijker te maken zijn, bespaart het bedrijf ongeveer € 170.000 per jaar aan rapportagekosten.

Voor en na het BI-systeem

Van duizend rapportages naar twintig.

Verder lezen

• Datawarehouse
• Blog: BI bij ProRail: in wissels zit het meeste geld
• Blog: Eén versie van de waarheid
• Blog: 9 ijzersterke argumenten voor een datawarehouse

Over de auteur

Jan Bond is een financial met brede ervaring in strategie, verbetertrajecten, datagedreven werken, prestatiemanagement en KPI’s. Hij werkt als interim-CFO, interim-controller en programmamanager datagedreven werken, en als strategisch adviseur van directies.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.