Doorontwikkeling van business analytics bij een ziekenhuis

Business analytics verder laten groeien

Het ziekenhuis in Noord-Holland heeft de ambitie om de kennis van, aandacht voor en prioriteit van BI verder te laten groeien in de organisatie, zowel bij de directie als op de werkvloer. Het vroeg advies en begeleiding aan de onafhankelijke adviseurs van Diamond Decisions. We werkten nauw samen om de belangrijkste BI-dilemma’s het hoofd te bieden. Na afloop beschikte het ziekenhuis over een gedegen roadmap voor Business Intelligence en duidelijke uitkomsten van het toolselectieproces.

Nog drie BI-tools in de race

Ten tijde van het traject waren nog drie BI-tools in de race. Eén leverancier had een scherpe aanbieding gedaan voor een heldere BI-propositie. De leverancier van de bestaande tool had, gevoed door zijn kennis van het ziekenhuis, een gedegen maar duurder voorstel neergelegd. De derde leverancier had wel de oplossingsrichting aangegeven, maar nog geen prijs.

Het verlengen van de bestaande licenties tot het eind van het jaar geeft tijd voor een goede afweging van de toolselectie en het migratietraject dat erop volgt. Die afwegingen hangen mede af van het ritme en de maatvoering die het ziekenhuis wil hanteren. De overgang naar een nieuwe tool, of een nieuwe versie van de bestaande, daagt het ziekenhuis uit om zowel in de ontwikkeling als in het gebruik van BI een slag te maken.

Drie parallelle BI-sporen

De drie sporen in één oogopslag

Ze lopen naast elkaar en voeden elkaar.

1. Proof of concept

Een proof of concept moet resulteren in een aantal usecases die overtuigend aan de business en de BI-betrokkenen kunnen worden gepresenteerd. Gebruikers, data-analisten en ontwikkelaars krijgen voldoende handvatten voor een gefundeerde afweging. Bij het specificeren van deze cases moet de inbreng van de bedrijfsleiders worden gezocht, bijvoorbeeld een case als ‘time is muscle’ in de acute hartzorg.

De cases dekken de bestaande situatie, uitbreidingen op korte termijn en wensen op langere termijn af. Ze worden gevoed met bestaande ziekenhuisdata, met gegevens die nieuw aan elkaar worden gerelateerd en waar nodig met gefingeerde of geanonimiseerde data. In elk geval data die een verhaal kan vertellen. Elke case doorloopt een proces van autorisatie, rapportage, visualisatie en analyse, zodat de belangrijkste functionaliteiten uit het selectieproces worden getoond op de manier die het ziekenhuis heeft gespecificeerd, met herkenbare gegevens.

Om beter vergelijkbaar te maken wat de verschillende leveranciers opleveren, wordt een BI-framework gebruikt dat de elementen organisatierol, inzicht, kritieke prestatie-indicator (KPI), autorisatie en visualisatie naadloos met elkaar verbindt. Op termijn helpt het ook om informatieproducten makkelijker en sneller te implementeren.

2. Business Intelligence-roadmap

Tijdens de laatste toolselectieworkshop is gesproken over nut en noodzaak van een plan waarmee het ziekenhuis zijn BI-activiteiten en -investeringen beter richting kan geven. Zo’n plan moet minstens anderhalf jaar omvatten en inzoomen op het eerste halfjaar, om de toolkeuze goed te gronden en de migratie en de stapsgewijze verbetering van BI-ontwikkeling en -gebruik handen en voeten te geven. Vanuit een korte schets van de visie en strategie van het ziekenhuis met BI wordt een globaal plan van aanpak gedefinieerd en een projectplan voor het eerste halfjaar opgesteld. Mogelijke elementen:

• de impact van nieuwbouw op de behoefte aan stuurinformatie;
• een roadmap voor hybride BI;
• doorontwikkeling van het lokale datawarehouse met één versie van de waarheid;
• aandacht voor zorg, proces en kwaliteit;
• het BICC-concept steviger neerzetten;
• samenwerking met andere ziekenhuizen;
• de overgang op termijn naar een nieuw ziekenhuisinformatiesysteem en kantoorpakket;
• de benodigde trainingen, opleidingen en interne workshops.

3. BI-toolkeuze

De tool wordt gekozen op de geboden functionaliteit en de match met de weging die het ziekenhuis aan de verschillende onderdelen geeft, en uiteraard op prijs, eenmalig en voor onderhoud. Ook de passendheid in de (toekomstige) architectuur van het ziekenhuis speelt een belangrijke rol, net als de commerciële afspraken die kunnen worden gemaakt voor de tools en verwante diensten zoals migratieondersteuning. Opleidingen en trainingen kunnen in dit proces worden meegenomen.

Wie doet wat?

De adviseurs jagen het proces aan, zodat binnen relatief korte tijd en tegen beperkte kosten tastbare resultaten worden bereikt. Van de werkgroepleden, de al betrokken bedrijfsleiders, het IT-management en het BI-beheer wordt in overleg een halve tot een hele dag ondersteuning per week gevraagd. Andere mensen uit het ziekenhuis, zoals potentiële eindgebruikers, worden op afroep betrokken. Externe partijen zijn technologie- en dienstenpartners, eventueel samenwerkende ziekenhuizen en partijen die de benodigde trainingen kunnen verzorgen.

Verder lezen

• Business Intelligence-tools
• Blog: Als elke seconde telt: time is muscle
• Blog: Eén versie van de waarheid
• Blog: Business Intelligence in de zorg

Over de auteur

Daan van Beek

Daan is medeoprichter van Diamond Decisions en leidt de verdere groei. Hij helpt organisaties strategie te vertalen naar de dagelijkse praktijk met een mensgerichte benadering van datagedreven werken, en leert in elke sector waarin hij werkt iets nieuws.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.