De kern in het kort
- Carante Groep is een samenwerkingsverband van twaalf autonome, regionaal actieve stichtingen in de hele care-sector.
- Een centraal BI-team van negen mensen bediende zo’n 1.100 gebruikers; alle rapporten, scorecards en dashboards werden centraal gebouwd.
- Gebruikers wilden meer zelf doen, wat vraagt om selfservice-BI en een BICC-structuur met goed afgestemde rollen.
- Het hart van de informatie verschoof van financiën naar het primaire proces: kwaliteit van zorg en cliënttevredenheid.
- De tool-evaluatie redeneert vanuit wat de stichtingen willen, niet vanuit de bestaande tool, en mikt op herbruikbare indicatoren (de 80-20-variant).
Worstelen met een twaalf jaar oude BI-omgeving
Carante Groep was een samenwerkingsverband van oorspronkelijk twaalf zelfstandige organisaties. Verspreid over heel Nederland zijn deze organisaties regionaal actief in de zorg en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking, de psychiatrie, (psycho)geriatrie, de jeugdhulpverlening en de welzijnssector. Het BI-team van de groep ging voortvarend aan de slag met de herinrichting van zijn twaalf jaar oude BI-omgeving. ‘Aan de ene kant ging het om het ontwikkelen van een visie en een strategie, aan de andere kant wilden we BI beter organiseren en meer handen en voeten geven.’ Carante Groep trok hierbij op met Diamond Decisions.
De groep: twaalf stichtingen, één ondersteuning
De samenwerkende organisaties bieden met 20.000 medewerkers zorg, begeleiding en ondersteuning op maat aan 25.000 cliënten. ‘De samenwerking is vooral bedoeld om op het gebied van bedrijfsvoering en ondersteuning voordeel voor de individuele stichtingen op te leveren. We zijn altijd op zoek naar synergie, zeker op het gebied van ICT’, zegt Joris van Wijngaarden, directeur Financiën en Informatisering.
De groep voert geen gezamenlijke financiële administratie en er vindt geen consolidatie plaats. Elke stichting heeft een eigen financiële afdeling en ze gebruiken allemaal dezelfde, centraal beheerde applicatie. De bestuurders van de twaalf stichtingen vormen het bestuurdersoverleg, het hoogste orgaan van de groep, waar de besluiten worden genomen.
Van centraal bouwen naar selfservice-BI
Cees van der Linde is BI-manager bij Carante Groep. ‘Ons team bestaat twaalf jaar en heeft nu negen mensen. Wij hebben de BI-omgeving gebouwd en doorontwikkeld met IBM Cognos; zo’n 1.100 medewerkers maken gebruik van het systeem.’ Alle rapporten, scorecards en dashboards werden centraal gebouwd. Maar Van der Linde stelde vast dat de vraag van gebruikers veranderde: men wilde meer zelf gaan doen. ‘Dan moet je voor een andere vorm van samenwerking kiezen.’
Het doel is een BICC-structuur waarin de verschillende BI-rollen goed op elkaar zijn afgestemd. Het team onderzoekt ook wat selfservice-BI voor gebruikers betekent op het gebied van proces, kennis en training. Daarnaast ziet Van der Linde een toenemende vraag naar datamining en analytics, waardoor het palet aan BI-functionaliteit verder groeit. ‘Dat vergroot de werkdruk nog meer. We zullen BI anders moeten organiseren.’
Centraal gebouwde BI versus selfservice-BI
De verschuiving die Carante Groep maakt.
Centraal gebouwd
Selfservice
Wie bouwt
Het BI-team
Gebruikers, binnen kaders
Rol van het BI-team
Rapportenfabriek
Data, componenten en coaching
Wat gebruikers nodig hebben
Een aanvraag
Kennis en training
Indicatoren
Maatwerk per rapport
Herbruikbaar (80-20)
Kwaliteit van de zorg in BI
De laatste twee jaar is kwaliteit heel belangrijk geworden, reden voor Carante Groep om te werken aan een elektronisch cliëntendossier. ‘Daarvoor moeten we als BI-team kwaliteitsinformatie en allerlei indicatoren opleveren’, aldus Van der Linde. ‘Enerzijds omdat de wet- en regelgeving dat verlangt, anderzijds omdat we als organisatie begrijpen dat we de processen moeten verbeteren om de cliënttevredenheid omhoog te brengen. Waar we ooit vanuit de financiële informatie zijn begonnen, zie je nu dat het hart van de informatie toch weer het primaire proces is geworden.’
Tool-evaluatie: redeneer vanuit de behoefte, niet vanuit de tool
Samen met Diamond Decisions ontwikkelden Van der Linde en Van Wijngaarden een BI-visie en -strategie en startten ze een tool-evaluatie. ‘Ondanks dat we al jaren IBM Cognos gebruiken, gaan we niet redeneren vanuit de tool maar vanuit wat de stichtingen willen. De rest volgt vanzelf. Ook BI en de BI-tools hebben zich de afgelopen jaren verder ontwikkeld.’
De focus ligt op selfservice-BI en op een BI-framework met herbruikbare componenten. ‘Wij noemen dat de 80-20-variant, omdat we meer gebruik willen maken van herbruikbare componenten. In- en uitstroom van personeel of het verzuimpercentage zijn bijvoorbeeld herbruikbare indicatoren’, aldus Van der Linde. Het team heeft het gevoel stap voor stap dichter bij zijn doel te komen.
Hoe Diamond Decisions een BI-herinrichting aanpakt
Een herinrichting begint bij de vraag welke beslissingen in het primaire proces beter moeten, niet bij de tool. Met business modeling bepalen we de beslissingen en indicatoren die ertoe doen en met data analytics bouwen we een platform waarop gebruikers zichzelf kunnen bedienen.
Verder lezen
Over de auteur
Rick van der Linden studeerde Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente en heeft ruim twintig jaar ervaring in het bank- en verzekeringswezen, de zorg, de overheid en de IT. Hij werkte aan vrijwel alle aspecten van business intelligence en analytics, als product owner, solution architect en BI-consultant.
Over Diamond Decisions
Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.
Veelgestelde vragen
01
Waarom richtte Carante Groep haar BI-omgeving opnieuw in?
De omgeving was twaalf jaar oud en volledig centraal gebouwd, terwijl gebruikers meer zelf wilden doen en de vraag naar kwaliteitsinformatie, datamining en analytics groeide. Dat vroeg om een nieuwe visie, een andere organisatie van BI en een frisse blik op de tooling.
02
Wat is het verschil tussen centraal gebouwde BI en selfservice-BI?
Bij centraal gebouwde BI maakt een BI-team alle rapporten en dashboards op aanvraag. Bij selfservice-BI stellen gebruikers zelf analyses en rapporten samen op data en componenten die het BI-team beheert. Het werk van het BI-team verschuift daarmee van rapporten bouwen naar data, definities en training leveren.
03
Wat is de 80-20-variant in BI?
Het is het idee dat het grootste deel van de informatiebehoefte is in te vullen met herbruikbare componenten, zoals standaardindicatoren voor in- en uitstroom van personeel of verzuim, zodat maatwerk alleen nodig is voor het resterende deel.
04
Is een BICC zinvol voor een kleinere zorgorganisatie?
Een formeel competencecenter is niet nodig, het idee erachter wel: duidelijke BI-rollen, één eigenaar voor definities en afspraken over wie wat bouwt. Een kleine organisatie kan dat met twee of drie mensen regelen.
Tijd voor de volgende stap in BI?
Wil je jouw BI-omgeving vernieuwen vanuit de beslissingen in je primaire proces? Neem contact op met Diamond Decisions.