Datacratisch werken in perspectief

Voorkom een Babylonische spraakverwarring

Terwijl het Amerikaanse Forbes de opkomst van de datacratie vooral als een vloek zag (‘Can Democracy Be Saved From Datacracy?’, luidde de grote vraag voor 2019), ervaart een kopgroep van Nederlandse organisaties datacratisch werken als een zegen. Die discrepantie is begrijpelijk: datacratie is een relatief nieuw fenomeen en de begrippen lopen snel door elkaar.

Naast de democratie, de meritocratie, de technocratie, de adhocratie, de sociocratie en de holacratie hebben we nu ook een datacratische beweging. Tegelijkertijd lezen we over datagedreven werken, datagedreven sturing, informatiegestuurd handelen en datageletterdheid. Onderzoekers pleitten daarom in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) voor een gezamenlijke taal. Gemeenten gebruiken verschillende definities, waarachter verschillende dominante perspectieven schuilgaan, zoals de ‘datapolis’, de ‘smart city’ en ‘stapsgewijs uitvinden’. In gemeentejargon betekent datagedreven sturing: sturingshandelen gebaseerd op het systematisch verzamelen, beheren, analyseren en interpreteren van data.

Een ware evolutie van managementfilosofieën

De manier waarop we werk organiseren en met data omgaan heeft in decennia een evolutie doorgemaakt. Henry Mintzberg introduceerde vijf basisconfiguraties van organisaties. Via de onderschatte celfilosofie van Eckart Wintzen belandden we bij ‘het nieuwe werken’, en dankzij de pc gingen we productiever en hopelijk ook slimmer werken. Ondertussen raakte agile werken in zwang. Agile leek een voorlopig eindstation, maar datacratisch werken is een nieuwe stap. Twee eerdere stromingen bevatten elementen die erin terugkomen: weg met de hiërarchie en ruim baan voor de empowerment van mensen op de werkvloer.

Adhocratie gooit hiërarchie overboord

De adhocratie is het tegenovergestelde van de bureaucratie. Er bestaan weinig formele regels en de hiërarchie is grotendeels overboord gegooid. Het is een losse structuur van (tijdelijk) samenwerkende professionals die aan complexe problemen werken: een taskforce, een denktank, een expeditie. Het resultaat komt tot stand door onderlinge afstemming. Mintzberg ziet het als een van de vijf basistypen. Volgens Gisela Redeker, hoogleraar communicatiekunde aan de Rijksuniversiteit Groningen, is de adhocratie alleen toepasbaar in kleinere organisaties of afdelingen en stelt ze hoge eisen aan de communicatieve vaardigheden van medewerkers.

Holacratie: rollen in plaats van hiërarchie

Ondernemer Brian Robertson ontwikkelde de holacratie om organisaties wendbaarder en slagvaardiger te maken. De methode legt verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid op de werkvloer. Niet de hiërarchie maar de rollen zijn leidend. Innovatieve ideeën horen niet langer te verzanden in kantoorpolitiek. Robertson claimt dat zijn methode bij zo’n 1.000 organisaties wereldwijd wordt toegepast, waaronder online schoenenwinkel Zappos en opleidingsportal Springest.

Datacratisch: geleid door de data

De term datacratisch combineert data (gegevens, feiten) met de uitgang -cratisch, van het Griekse kratos: kracht, beheersing of gezag. Vergelijk bureaucratisch (‘geleid door het bureau’) en democratisch (‘geleid door het volk’).

Datacratisch betekent letterlijk ‘geleid door gegevens en feiten’. Datacratisch werken houdt in dat je het, gebaseerd op feiten, beter doet dan gisteren en beter dan je directe concurrent of collega-instelling.

Je bent in control, maar tegelijkertijd ruim je tijd in om steeds vaker te experimenteren en zo koploper te blijven.

Adhocratie, holacratie en datacratisch werken vergeleken

Drie stromingen die met de hiërarchie breken, elk met een eigen leidend principe.

De PDCA-cyclus is springlevend

De ondertitel van het boek Datacratisch werken (‘Kom in de verbetermodus met een datagedreven PDCA’) laat zien uit welke hoek de wind waait. Continu verbeteren met Plan-Do-Check-Act, de verbetercirkel van W. Edwards Deming, staat centraal, in een nieuw datagedreven jasje.

Datacratisch werken loopt niet langs de machtslijnen. Het werkt door relevante data inzichtelijk te maken en ter beschikking te stellen aan de mensen die het werk uitvoeren. Binnen dit concept is geen plaats voor bestuurders die aan het pluche kleven, ego’s die ruimte opeisen of carrières die zeker moeten worden gesteld. Het leidt tot een steeds beter geoptimaliseerd werkproces en maakt zichtbaar waar te weinig wordt geleerd of verbeterd, en dus waar je moet ingrijpen. Werk is geen stapel losse taken maar een integraal proces waarin je input ontvangt en output aan anderen levert. Input en output zijn meetbaar en je legt ze door de tijd heen vast.

Jongleren met data en storytelling

In datacratische organisaties gaan mensen zelf jongleren met data. Ze zien hoe ze scoren ten opzichte van collega’s, welke cliëntgroepen achterblijven en welke klanten de ondermaatse prestaties van een vestiging verklaren ten opzichte van de landelijke scores. Waar onderzoekers vroeger soms drie maanden moesten rekenen, verschijnen visualisaties nu binnen enkele seconden.

Datacratisch werken is vooral storytelling. Welk verhaal vertelt de data? Welke werkelijkheid weerspiegelen de getallen? Als je dat verhaal goed vertaalt en teruglegt in de organisatie, verdwijnt de kennisasymmetrie en zit iedereen op dezelfde bladzijde.

Benut de verbeterkracht

Datacratisch organiseren is niet het nieuwe speeltje van IT. Het sluit aan bij wat mensen op de werkvloer al lang proeven, voelen en weten. De data wordt direct uit het werkproces getild en is daarmee herkenbaar voor de mensen die er dagelijks mee te maken hebben.

De data maakt zichtbaar wat mensen in de praktijk al langere tijd voelen en merken in hun werk.

Door de wereld van data te verbinden met de wereld van continu verbeteren mobiliseer je een enorme verbeterkracht. Prettige bijkomstigheid: mensen krijgen meer plezier in hun werk omdat ze zelf weer de regie voeren.

Democratischer dan democratisch

In een democratie is de invloed van het individu indirect. Door aan iedereen persoonlijke en gemeenschappelijke data terug te koppelen krijgen mensen een veel completer beeld van wat er werkelijk speelt, vergroten ze hun directe invloed op verbeteracties en kunnen ze realtime of in snelle iteraties bijsturen. Zo combineer je continu leren met wendbaarheid en innovatie.

Geen dwingend systeem

De keuze voor ‘datacratisch’ en niet voor ‘datacratie’ is bewust. Datacratie veronderstelt een systeem waar iedereen zich aan moet houden; datacratisch ademt een actieve leerhouding en een beweging die iedereen zich eigen kan maken. In BI-kringen roept de term associaties op met datakritisch en datacrunching. Terecht: data wordt steeds kritischer bij de inrichting van bedrijfsprocessen, en de grote opgave is de veelheid aan data betekenisvol terug te brengen tot de essentie.

Organisaties die de vruchten proeven willen systematisch doorzetten, zelfs in de hele keten. Voorbeelden zijn de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (sterk verbeterde ambulancezorg), fietsenwinkel.nl (een datagedreven omnichannelonderneming) en Rabobank (geautomatiseerde, rendabele vastgoedportefeuilles met predictive analytics).

Conclusie

In het juiste perspectief geplaatst markeert datacratisch werken de overgang van managementgedreven ‘pappen en nathouden’ naar daadwerkelijk datagedreven continu verbeteren, en van losgezongen communicatie naar verbonden werken. De verbondenheid staat centraal, niet de rivaliteit. Met een gezamenlijke taal is de Babylonische spraakverwarring bezworen.

Verder lezen

• Datagedreven werken
• PDCA-cyclus
• Blog: Zes voordelen van datacratisch werken
• Blog: Vijf aanjagers van datacratisch werken

Bronnen

• Daan van Beek, Datacratisch werken (2018)
• Rolf Bruins, De komst van de datacratie, Audit Magazine (2016)
• Forbes, The Big Question For 2019: Can Democracy Be Saved From Datacracy? (2018)

Over de auteur

Daan van Beek MSc is ondernemer, auteur, spreker en consultant op het gebied van datagedreven werken, BI en AI. Hij studeerde Bestuurlijke Informatiekunde aan de Open Universiteit en behaalde een Master of Science in Artificial Intelligence aan Middlesex University in Londen. Hij schreef diverse boeken over business intelligence, KPI’s en AI, waaronder De intelligente, datagedreven organisatie.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.