De 32 belangrijkste producten van een BI-team

Wekelijkse rapporten zijn niet meer genoeg

Een intelligente, datagedreven organisatie laat zich niet verrassen. Ze is sensitief, slim, snel en wendbaar. Beslissingen neemt ze op basis van betrouwbare data, en die data is voor iedereen en altijd beschikbaar. In een wereld waarin dagelijks nieuwe concurrenten op de loer liggen, markten verzadigd raken en de digitalisering nieuwe kansen maar ook nieuwe uitdagingen biedt, zijn wekelijkse rapportages niet meer genoeg. Het BI-team kan veel meer producten leveren dan je denkt. We hebben ze geïnventariseerd: het zijn er maar liefst 32.

Vind de producten en diensten met een BI-roadmap

Naar een intelligente, datagedreven organisatie werk je toe met een BI-roadmap. Een belangrijk onderdeel daarvan is bepalen welke producten en diensten je BI-team moet leveren, gegeven de speerpunten, doelen en toekomstige situatie van de organisatie. Met die producten en diensten helpt het BI-team je organisatie om:

• inzicht te krijgen in de kernprocessen, zodat ze betere beslissingen neemt en de beste acties onderneemt;
• de datakwaliteit op orde te houden, want medewerkers moeten beschikken over de meest betrouwbare informatie en onvervalste KPI’s;
• nieuwe kansen te vinden door data-innovatie en optimalisatie na te streven, waardoor de organisatie als geheel veel wendbaarder wordt;
• zakenpartners, medewerkers en managers steeds slimmer te maken door hun de juiste hulpmiddelen te bieden.

De 32 producten en diensten in vier groepen

Een overzicht voordat we in detail gaan.

Krijg inzicht in de staat van je organisatie

Weten in plaats van denken: dat is het fundament van datagedreven beslissingen. Bijvoorbeeld weten hoe de concurrentie het doet dankzij een concurrentieanalyse, of op elk moment op de hoogte zijn van de belangrijkste parameters van de organisatie dankzij een managementdashboard. Organisaties die datagedreven besluiten nemen hebben betere marges en meer tevreden klanten en medewerkers.

Zeven producten om inzicht te krijgen

1. Lijsten en rapportages: standaardrapporten of -lijsten, die gebruikers ook ad hoc kunnen maken. Denk aan rapportages over doorlooptijden of een lijst van alle cursussen die medewerkers in een kwartaal volgden.
2. Signaleringen: generieke signaleringen, bijvoorbeeld bij veel ziekmeldingen op één dag, of specifieke signaleringen over veel telefoontjes naar de klantenservice in korte tijd.
3. Controlequery’s: frequente query’s die controleren of alle databasevelden correct zijn ingevuld, zoals ‘selecteer alle orders zonder product’ of ‘geef me alle klanten zonder postcode’.
4. Ad-hocquery’s: vraag willekeurige informatie op uit de database, bijvoorbeeld alle klanten in één stad die in een specifieke week een bepaald product afnamen.
5. Eenvoudige analyses: maak snel analyses met OLAP-kubussen of laat eindgebruikers het zelf doen met selfservice-BI-tools, bijvoorbeeld drilldownanalyses op omzet of marktaandeel.
6. Dashboards: overzichtelijke dashboards met KPI’s die managers en medewerkers in één oogopslag laten zien of de organisatie nog op koers ligt, met meters of stoplichten, eenvoudige grafieken en soms notificaties.
7. Visual data discovery: tools waarmee eindgebruikers zelf hun data visualiseren, ook een vorm van selfservice-BI. Volgens onderzoek dat de auteur aanhaalt worden gevisualiseerde analyses door bijna 50 procent meer medewerkers gezien.

Houd je datakwaliteit op orde

Organisaties lukt het vaak niet om een goed en betrouwbaar beeld te krijgen van hun klanten, leveranciers, producten, medewerkers en concurrenten. Vervuilde of incomplete data of een datawarehouse van slechte kwaliteit kan de oorzaak zijn. Dat is jammer, want zo missen deze organisaties cruciale inzichten en kansen. The Data Warehousing Institute (TDWI) berekende ooit dat de kosten van slechte datakwaliteit alleen al in de Verenigde Staten zeshonderd miljard dollar per jaar bedragen.

Zeven diensten die een BI-team kan leveren

1. Analyses op verzoek: het BI-team analyseert data voor teams, medewerkers en managers, op zoek naar antwoorden of meer inzicht.
2. Informatieanalyse: inventariseer welke belangrijke informatie gebruikers nodig hebben om slimmere beslissingen te nemen.
3. Datadiscoverysessies modereren: laat managers en medewerkers zien welke technieken en mogelijkheden er zijn om met interactieve visualisatie waarde uit data te halen.
4. Data-acquisitie: koop en verzamel data uit andere interne of externe bronnen om meer en nieuwere inzichten te genereren.
5. Databeheer: de datakwaliteit verbeteren en masterdata en metadata onderhouden.
6. Autorisatie en informatiebeveiliging: zorg dat alleen bevoegden de beschikbare informatie zien.
7. Incidentmanagement: als het datawarehouse of een deel van het BI-platform uit de lucht gaat, moeten gebruikers snel weer kunnen rapporteren en analyseren. Dat vraagt specifieke kennis van de IT-infrastructuur, bij de IT-afdeling of binnen het BI-team.

Vind nieuwe kansen en optimaliseer met advanced analytics

Eerst weten wat er speelt en hoe het spel gespeeld moet worden; pas daarna kan een organisatie duurzaam en snel groeien. Groei heeft prioriteit voor de meeste CEO’s, vaak zelfs boven kostenefficiëntie. Maar groei is moeilijk in markten die door internet en e-commerce steeds verzadigder raken. Bedrijven moeten slimme keuzes maken voordat ze hun marketingbudget inzetten. Advanced analytics, voorspellende big data-analyse, kan daarbij helpen: met de juiste algoritmen, tools en technieken kijk je niet alleen terug naar de staat van je organisatie, je doet ook voorspellingen.

Vijf producten voor predictive analytics

1. Datamining: zoek geautomatiseerd naar patronen en relaties in datasets. Pas datamining bijvoorbeeld toe op het aankoopgedrag van klanten om te ontdekken welke producten ze regelmatig combineren en wat de doorslaggevende factoren zijn.
2. Textmining en social analytics: haal verborgen informatie uit e-mails, reviews of documenten, of scan openbare socialemediakanalen op meningen van kopers of gebruikers. Handig voor productontwikkeling.
3. Speech analytics: analyseer automatisch opgeslagen gesprekken of opnames van vergaderingen om het sentiment te bepalen of patronen in het gespreksverloop te herkennen.
4. Image processing: doorzoek beeldbestanden op informatie en patronen, bijvoorbeeld om de deuken in een auto te vinden.
5. Gepersonaliseerde tekst of HTML: op basis van advanced analytics stel je gepersonaliseerde content samen die je presenteert in het klantportaal of op de leverancierswebsite.

Groeien kan niet alleen door nieuwe markten te zoeken, maar ook door bestaande markten beter te benutten. Bijvoorbeeld met analyses van een klant, zodat de salesmedewerker zeker het juiste product aanbiedt. Of verhoog de winst met een betere planning van resources of een preciezere toewijzing van budgetten.

Nog vijf producten voor nieuwe kansen en optimalisatie

1. Een 360-gradenklantbeeld: geef iedereen in de organisatie een integraal beeld van je klanten door informatie uit verschillende bronnen overzichtelijk samen te tonen.
2. Performance management en KPI’s: optimaliseer en vereenvoudig de besturing van je organisatie met performance management.
3. What-if, forecasting en scenarioplanning: maak berekeningen om scenario’s door te rekenen en voorspel de vraag voor de komende dagen, weken of maanden.
4. Planning en budgettering: met slimme inzichten benut je je bestaande resources beter.
5. Monitoring: met enquêtes en onderzoeken houdt de organisatie de vinger aan de pols en verzamelt ze nieuwe data.

Geef de juiste hulp aan zakenpartners, medewerkers en managers

Als data het fundament is van beslissingen, is het belangrijk dat zakenpartners en medewerkers op elk moment bij die data kunnen, niet alleen in mooie rapporten of analyses. Een BI-team haalt gemakkelijk informatie uit meerdere databases tegelijk, iets waar een medewerker dagen over kan doen. Een BI-team heeft bovendien verstand van data en analyses, ook van grote hoeveelheden data, en kan de opslag en toegang ervan faciliteren.

Drie producten waarmee een BI-team medewerkers helpt

1. Downloads en interfaces: bied bestanden die medewerkers vaak opvragen aan als download op het intranet, zoals een lijst van klanten met de meeste omzet of een bestand met de retour gebrachte apparaten van de afgelopen week.
2. Webservices: laat zakenpartners of interne systemen data uit het datawarehouse opvragen.
3. Big data-opslag: big data-analyses stellen andere eisen aan opslagsystemen, bijvoorbeeld in een data lake.

Drie trainingen die een BI-team kan aanbieden

Medewerkers en managers zijn ook geholpen met meer kennis. Het vergroten van de kennis binnen de organisatie is een essentieel onderdeel van een intelligente, datagedreven organisatie.

1. Tooltraining: laat gebruikers kennismaken met de BI-tools die de organisatie in huis heeft en zorg dat ze die leren gebruiken.
2. Training datagedreven beslissingen: leer medewerkers datagedreven werken, data lezen en besluiten nemen op basis van data.
3. Training data-analyse: leer gebruikers data op de juiste manier analyseren door hun tools en methoden aan te reiken.

Nog twee diensten om de organisatie te ondersteunen

1. Automatische distributie van informatie: verspreid dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapporten, analyses en dashboards geautomatiseerd en gepersonaliseerd naar de gebruikers.
2. Monitoring en beheer van de datakwaliteit: door de datakwaliteit te monitoren en te beheren beschikt de organisatie altijd over de juiste informatie.

Conclusie

Een intelligente, datagedreven organisatie kan niet zonder de producten en diensten van het BI-team. Ze zijn het fundament waarop medewerkers en managers cruciale beslissingen nemen. Met deze 32 varianten kan een BI-team de organisatie optimaal en klantgericht ondersteunen. Hoeveel ervan levert jouw BI-team al?

Verder lezen

• Business Intelligence competency center
• Datakwaliteit
• Blog: Datagedreven werken: neem afscheid van de status quo
• Blog: 6 redenen om geen data lake aan te leggen
• Blog: Hoe big data de wereld van innovatie verandert

Over de auteur

Daan van Beek

Daan is medeoprichter van Diamond Decisions en leidt de verdere groei. Hij helpt organisaties strategie te vertalen naar de dagelijkse praktijk met een mensgerichte benadering van datagedreven werken, en leert in elke sector waarin hij werkt iets nieuws.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.