De kern in het kort
- Eén versie van de waarheid betekent dat iedereen met dezelfde definities en dezelfde bron werkt, zodat de herkomst en betrouwbaarheid van data duidelijk zijn.
- Informatiesystemen die niet uit één gemeenschappelijke bron putten leiden tot inefficiënte communicatie en soms tot totaal verkeerde beslissingen.
- Het verzamelen van data en informatie kan tot 80% van de besluitvormingstijd kosten; er blijft weinig over voor analyseren en afwegen.
- Met BI en één eenduidige bron kan de verhouding verschuiven naar 20% verzamelen, 50% analyseren en beslissen en 30% voor andere zaken zoals innovatie.
- Eenduidige definities zijn een fundament, geen garantie: uit onderzoek blijkt dat het verschil in BI-succes kleiner is dan vaak wordt aangenomen.
Wat is één versie van de waarheid?
Eén versie van de waarheid betekent dat iedereen in de organisatie dezelfde definities en dezelfde gegevensbron hanteert voor de indicatoren waarop de organisatie wordt gestuurd.
Het beëindigt discussies over de definities van prestatie-indicatoren en maakt duidelijk waar data vandaan komt en hoe betrouwbaar die is. In veel boardrooms bestaan nog meningsverschillen over de betekenis van informatie, omdat iedere manager een eigen informatiesysteem of een eigen interpretatie hanteert.
Totaal verkeerde beslissingen
Soms heeft het management niet eens in de gaten dat er met verschillende definities wordt gewerkt. Organisaties hebben vaak meerdere ‘informatiesystemen’ op basis waarvan managers en kenniswerkers beslissingen nemen. Als die niet uit één gemeenschappelijke bron putten of niet dezelfde definities hanteren, leidt dat vaak tot inefficiënte communicatie over de werkelijkheid. Het kan zelfs tot totaal verkeerde beslissingen leiden.
Hoe belangrijk is het voor succes met BI?
Werken met eenduidige definities wordt min of meer gezien als de heilige graal van BI en zou in principe veel moeten bijdragen aan succes. Toch blijkt het verschil tussen organisaties die met business intelligence goede resultaten bereiken en organisaties die dat niet doen op dit punt niet heel groot, zo blijkt uit de Nationale BI Survey en het onderzoeksrapport over de zeven grootste valkuilen in business intelligence. Eén versie van de waarheid is een noodzakelijk fundament, maar op zichzelf niet voldoende.
Realiseer met BI één versie van de waarheid
Met business intelligence kunnen definities op elkaar aansluiten, over afdelingen, businessunits en hiërarchische niveaus heen. De servicegraad voor de afdeling voorraadbeheer kent dezelfde berekeningsmethodiek als de servicegraad die de accountmanager hanteert. Maar de informatie moet ook consistent zijn als de onderliggende gegevens in verschillende systemen zijn opgeslagen.
Tijdens het implementeren van een BI-systeem blijkt vaak dat gegevens niet consistent zijn. Klantnummers in het ordersysteem komen bijvoorbeeld niet overeen met de klantnummers in de financiële administratie. BI zorgt daarom voor opgeschoonde gegevens die te combineren en te integreren zijn, waardoor de daaruit afgeleide informatie consistent wordt. Over de verschillende systemen en big data-stromen heen kan dan een betrouwbaar en integraal beeld ontstaan van de bedrijfsprocessen en de klanten.
Het besluitvormingsproces kent twee fasen
Besluitvorming is op te delen in twee fasen: het verzamelen van data en informatie, en vervolgens het analyseren van de data en het nemen van de beslissing. Vaak denken managers dat zij een beslissing aan het nemen zijn terwijl ze feitelijk gegevens en informatie (laten) verzamelen. De eerste fase kan wel tachtig procent van de tijd in beslag nemen. De rest blijft over voor analyseren en het daadwerkelijk afwegen van voor- en nadelen. Dat komt de vaak onder tijdsdruk genomen beslissingen niet ten goede.
De duisternis van de intuïtie
Uit ander onderzoek blijkt dat het analyseren en diagnosticeren van gegevens, een doorslaggevende fase in de besluitvorming, vaak onbenoemd blijft. Hopelijk vindt het plaats ‘in de duisternis van oordeelsvorming en intuïtie’ (Mintzberg, 2004). Met BI en een gemeenschappelijke, eenduidige bron met bedrijfsdata kunnen de verhoudingen compleet anders liggen. De manager hoeft dan nog maar 20% van de tijd te besteden aan het vergaren van informatie en kan 50% besteden aan analyseren en beslissen. Feiten combineren dan makkelijker met intuïtie. Het is goed voorstelbaar dat managers de resterende 30% aan andere zaken besteden, zoals innovatie.
Besluitvormingstijd zonder en met één versie van de waarheid
Hoe de tijd van een manager verschuift als er één eenduidige bron is.
Zonder één versie
Met één versie
Informatie verzamelen
Tot 80% van de tijd
Ongeveer 20% van de tijd
Analyseren en beslissen
De resterende 20%
Ongeveer 50% van de tijd
Andere zaken
Geen ruimte
Ongeveer 30%, bv. innoveren
Discussie in de boardroom
Over wiens cijfers kloppen
Over wat er moet gebeuren
Definities
Per manager of systeem
Gedeeld in de hele organisatie
Hoe Diamond Decisions één versie van de waarheid creëert
Diamond Decisions begint bij de definities, niet bij de tooling. Bij business modeling leggen we vast wat elke indicator betekent en waar die vandaan komt, bij data-analyse bouwen we één geïntegreerde bron, en beslissers praten daarna over acties in plaats van over cijfers.
Conclusie
In een tijd waarin managers steeds vaker en sneller moeten beslissen over uiteenlopende zaken is één versie van de waarheid geen overbodige luxe. Ze garandeert geen succes met BI, maar zonder gaat een groot deel van de tijd op aan het verzamelen en betwisten van cijfers in plaats van aan analyseren en beslissen.
Verder lezen
Bronnen
- Henry Mintzberg, Managers Not MBAs (2004)
Over de auteur
Dick Pouw behaalde zijn MBA bij Business School Nederland. Hij heeft ruim 20 jaar ervaring als veranderaar op het gebied van customer care, IT en business intelligence, onder meer als interim lijn- en transitiemanager in de semioverheid, retail en media.
Over Diamond Decisions
Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.
Veelgestelde vragen
01
Wat betekent één versie van de waarheid?
Dat iedereen in de organisatie dezelfde definities en dezelfde gegevensbron gebruikt voor de indicatoren waarop wordt gestuurd, zodat cijfers niet langer verschillen per manager, afdeling of systeem.
02
Wat is het verschil tussen één versie van de waarheid en een datawarehouse?
Eén versie van de waarheid is het doel: gedeelde definities en consistente cijfers. Een datawarehouse is een middel: een centrale opslag waarin data uit meerdere systemen wordt opgeschoond en geïntegreerd. Zonder afgesproken definities levert een datawarehouse geen één waarheid op.
03
Waarom verschillen cijfers tussen afdelingen?
Omdat afdelingen eigen systemen, rekenmethoden en interpretaties gebruiken, en omdat stamgegevens zoals klantnummers tussen systemen niet overeenkomen. Elk cijfer klopt dan binnen de eigen definitie, maar ze zijn onderling niet vergelijkbaar.
04
Hoe bereikt een mkb-bedrijf één versie van de waarheid?
Kies de vijf tot tien indicatoren waarop je stuurt, leg per indicator één definitie en één bron vast, wijs een eigenaar aan en laat alle rapportages uit die bron putten. Dat vraagt eerst om afspraken en pas daarna om techniek.
Beëindig de discussie over cijfers
Wil je je managementoverleg besteden aan beslissingen in plaats van aan definities? Neem contact op met Diamond Decisions.