Datamanagement rust op drie generieke processen die zo oud zijn als het leven zelf: signalen juist registreren, ze correct verwerken en een adequate respons genereren. De aspecten van datamanagement beïnvloeden elkaar als communicerende vaten, waardoor elk proces een eigen optimum heeft.
De eerste eencelligen die op licht reageerden waren de eerste dataverwerkers: registratie, verwerking en respons.
Data bezitten is niet genoeg; data moet renderen en worden gebruikt, dus de gebruiksvriendelijkheid moet groot zijn.
De aspecten van datamanagement zijn communicerende vaten: meer redundantie voor een betere responstijd, minder flexibiliteit bij invoer voor een betere integriteit.
Data heeft vier dimensies: inhoud, vorm, tijd en locatie.
Validatieregels horen thuis in de database, niet alleen in de gebruikersinterface, omdat een database ook invoer van andere applicaties krijgt.
De eerste dataverwerkers
Data is veelzijdig en kent vele gezichten. Het is overal aanwezig: van de betekenisloze binaire vormen in het hart van de computer tot betekenisvolle in een managementinformatiesysteem. Data loopt door de computer, het bedrijfsnetwerk, het internet, middleware en applicaties. Het is een basisingrediënt van heel veel computertoepassingen. Met het ontstaan van onze wereld was er ook al data. De allereerste straling, het eerste sterrenlicht en de vroegste geluiden zijn allemaal te duiden als signalen en data.
De allereerste organische cellen waren nauwelijks in staat die signalen, zoals licht of geluid, te verwerken. Er was geen zichtbare interactie. Later ontstonden eencelligen die op licht reageerden. De eerste dataverwerkers waren geboren. Zij brachten principes van datamanagement aan het licht die ook vandaag nog van groot belang zijn:
een juiste registratie van de signalen;
een correcte verwerking daarvan;
het genereren van een adequate respons.
In een notendop is dat het concept van de intelligente, datagedreven organisatie.
Data moet gebruiksvriendelijk zijn
Organisaties doen er goed aan het beheersen van datastromen te professionaliseren. Juist in deze tijd, waarin informatieoverbelasting hoogtij viert en de hoeveelheid (big) data zeer snel groeit, neemt het belang van datamanagement sterk toe. De toegevoegde waarde van een organisatie ligt bovendien steeds meer in de aanvullende informatie die aan de klant wordt verschaft. Juiste, volledige, betekenisvolle en integere data is onontbeerlijk voor kwalitatief goede informatie. Data bezitten is niet genoeg om te blijven voortbestaan. Het moet renderen en je moet het gebruiken. De gebruiksvriendelijkheid van data moet daarom groot zijn.
Drie generieke processen voor datamanagement
De drie basisprocessen registratie, verwerking en respons vragen om een uitgekiende manier van datamanagement, want ieder basisproces heeft eigen behoeften ten aanzien van de aspecten van datamanagement, zoals integriteit, redundantie, responstijd, flexibiliteit, historie en beveiliging.
De drie generieke processen voor datamanagement.
De drie basisprocessen van datamanagement
Elk proces vraagt om een andere aanpak.
Elk basisproces vraagt om een andere aanpak.
Wat er gebeurt
Wat het zwaarst weegt
Registratie
Signalen worden vastgelegd als data
Validatie en integriteit
Verwerking
Data wordt getransformeerd en gedupliceerd
Juiste regels en historie
Respons
Data wordt gepubliceerd en geconsumeerd
Responstijd en bruikbaarheid
Communicerende vaten
De aspecten beïnvloeden elkaar en zijn als een verzameling communicerende vaten. Neerwaartse druk op de vloeistof in één kolom leidt tot opwaartse druk in een of meer andere kolommen. Meer redundantie voor een betere responstijd. Minder flexibiliteit bij het invoeren van gegevens voor een betere integriteit. Ieder basisproces kent daarin een optimum. De processen verwerking en respons kennen elk een operationele en een tactische variant, en het datamanagement dat ze ondersteunt verschilt aanzienlijk.
Data als fundament van de IT-organisatie
De procesbenadering werpt ook een ander licht op de taken en verantwoordelijkheden van de IT-organisatie als geheel. Datamanagement fungeert als fundament en middelpunt van de moderne, professionele IT-organisatie. Zonder data geen BI-toepassingen. Het technologische perspectief omvat innovatieve concepten en gereedschappen, zoals het inzetten van metadata als basis voor datamanagement.
De vier dimensies van data
Datastromen professioneel managen binnen een wat grotere organisatie is geen sinecure. Diverse, vaak tegenstrijdige belangen en aspecten spelen een rol, zoals redundantie versus responstijd. Enige structuur, werkmodellen, definities en een duidelijke verzameling richtlijnen zijn nodig om inhoud te geven aan datamanagement. Data heeft vier dimensies:
De vier dimensies van data.
Inhoud: data verwijst naar concrete zaken in het dagelijks leven, zoals een specifieke klant of een bestelling. Validatie en beveiliging zijn hier de meest in het oog springende aspecten.
Vorm: de vorm waarin data zich manifesteert raakt de aspecten redundantie en gebruiksvriendelijkheid.
Tijd: data in relatie tot historie, responstijd en actualiteit.
Locatie: de plek waar data wordt opgeslagen, waar actualiteit en redundantie de relevante vraagstukken zijn.
Het aspect beschikbaarheid heeft betrekking op alle vier de dimensies: data is niet op tijd, niet in de juiste vorm of niet op de juiste locatie beschikbaar, of ontbreekt omdat registratie wordt nagelaten.
Definitie van datamanagement
Datamanagement is het proces of de functie die voorziet in het toegang verschaffen tot data, het uitvoeren en monitoren van de opslag van data en het beheersen van de bijbehorende in- en uitvoeroperaties.
De basisoperaties van datamanagement.
Datamanagement verschaft dus toegang tot data, slaat data op en transporteert data. De hamvraag is hoe je dit organiseert zodat data rendabel wordt voor de organisatie. De basisoperaties van datamanagement geven daarbij richting. Drie ervan hebben een ontwerpkarakter: in de ontwerpomgeving wordt het datamodel vormgegeven, krijgen de entiteiten attributen en onderlinge relaties en wordt het model gepubliceerd en beveiligd. De overige operaties vinden plaats in de draaitijdomgeving.
De levenscyclus van data
Met het ontwerp begint de levenscyclus van een data-element. De databaseontwerper implementeert het model in het informatiesysteem en beveiligt de data met autorisaties. De publicatie van het datamodel is voor een efficiënte ICT-organisatie van groot belang. Ontwikkelaars van applicaties, managementinformatiesystemen en CRM-systemen zijn maar wat graag van het datamodel op de hoogte. Ook gebruikers weten graag welke data wordt geregistreerd en wat die betekent. Metadata is een vereiste voor toegang tot data en het opvragen van informatie.
De datamanagementprocessen in werking
Wanneer het informatiesysteem in werking is, laten vier geschakelde processen de datastroom zien:
Valideer: zorgt ervoor dat niet-integere data niet wordt opgeslagen.
Transformeer: draait meestal ’s nachts in batchverwerking, op data die overdag in de bedrijfsdatabase is veranderd.
Dupliceer: ook meestal een nachtelijk batchproces.
Publiceer en consumeer: genereert direct de respons, bijvoorbeeld een factuur, of ondersteunt de organisatie bij het genereren van een adequate respons, bijvoorbeeld door de frequentie van klantbezoeken op te voeren om de omzet per klant te verhogen.
De 3-lagenarchitectuur
Deze processen, en de logica en kennis die ze vereisen, ontstaan niet vanzelf. De databaseontwerper moet die logica zorgvuldig modelleren, in de vorm van validatie-, transformatie- en duplicatieregels. Ook voor de doorgewinterde data-architect is dat een hele uitdaging. Data wordt pas opgeslagen als ze drie lagen is gepasseerd. De eerste laag, de gebruikersinterface, stuurt de data door naar de applicatielaag, die op zijn beurt zorgt voor doorvoer naar de datalaag. Die laag is verantwoordelijk voor de fysieke opslag op schijf. Ten slotte worden van beneden naar boven signalen teruggegeven of de transactie is geslaagd. De gebruikersinterface kan een commandline-interface zijn voor batchachtige verwerking of een graphical user interface (GUI) waarin gebruikers data invoeren met formulieren.
De 3-lagenarchitectuur.
Kwaliteit van data
Een goed ontwerp van de gebruikersinterface kan in hoge mate bijdragen aan de datakwaliteit. Keuzelijsten waaruit een gebruiker kiest beperken de kans op onjuiste invoer. Dat wil niet zeggen dat de gebruikersinterface de meest geëigende plek is voor validatie. Iedere database krijgt doorgaans ook invoer van andere applicaties. Validatieregels horen daarom thuis in de database. De drie lagen zijn nauw met elkaar verbonden.
Hoe Diamond Decisions naar datamanagement kijkt
Registratie, verwerking en respons: in de derde stap ontstaat de waarde, want de respons is een beslissing. Daarom ontwerpen wij terug vanuit de respons. Business modeling bepaalt welke respons, welke beslissing, nodig is; het dataplatform regelt daarna de registratie en verwerking die die beslissing mogelijk maken.
Conclusie
Data kent een ellenlange historie en een eigen levenscyclus. Tegenwoordig wordt data gezien als het nieuwe goud of de nieuwe olie. Datamanagement fungeert als fundament en middelpunt van een moderne, professionele IT-organisatie. Realiseer je dat BI- of AI-toepassingen zonder data nooit van de grond komen.
Daan van Beek MSc is ondernemer, auteur, spreker en consultant op het gebied van datagedreven werken, BI en AI. Hij studeerde Bestuurlijke Informatiekunde aan de Open Universiteit en behaalde een Master of Science in Artificial Intelligence aan Middlesex University in Londen. Hij schreef diverse boeken over business intelligence, KPI’s en AI, waaronder De intelligente, datagedreven organisatie.
Over Diamond Decisions
Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.
Veelgestelde vragen
01
Wat is datamanagement?
Datamanagement is het proces of de functie die toegang tot data verschaft, data opslaat en data transporteert, en de bijbehorende in- en uitvoeroperaties beheerst. Het doel is data rendabel te maken voor de organisatie.
02
Wat zijn de drie generieke processen van datamanagement?
Registratie, verwerking en respons: signalen juist vastleggen als data, die data correct verwerken en een adequate respons genereren. Elk proces stelt andere eisen aan aspecten als integriteit, redundantie en responstijd.
03
Waarom heten de aspecten van datamanagement communicerende vaten?
Omdat het verbeteren van één aspect ten koste gaat van een ander. Meer redundantie geeft een betere responstijd maar maakt het lastiger data consistent te houden; strengere validatie geeft een betere integriteit maar minder flexibiliteit bij invoer. Je zoekt per proces het optimum.
04
Waar begint een klein bedrijf met datamanagement?
Bij de registratie: zorg dat de data die je nodig hebt voor je belangrijkste beslissingen juist en volledig wordt vastgelegd, met validatieregels in het systeem zelf. Goede registratie maakt alle latere verwerking en rapportage eenvoudiger.
