Van rapporten over gisteren naar grip op de toekomst

Het begin: met data bezig, maar nog niet datagedreven

Gebroeders Blokland maakte cijfers over wat er was gebeurd, waar het team vervolgens iets mee probeerde te doen. ‘We waren met data bezig, maar we waren nog niet datagedreven’, vertelt BI-specialist Claudia Vissers. ‘Als je naar de datapiramide kijkt, zaten we echt helemaal onderin.’ De rapporten werden steeds professioneler, maar er kwamen steeds meer informatiebronnen bij, wat het onderhoud steeds lastiger maakte. ‘Als je al die tabellen aan elkaar knoopt in één rapport, gaat het op een gegeven moment fout. We wisten dat we moesten opschalen.’

Al snel werd duidelijk dat de uitdaging groter was dan de technologie alleen. De vraag was niet hoe er meer data kon worden verzameld, maar welke beslissingen de organisatie beter wilde nemen.

Van ‘wat kunnen we ermee?’ naar een concreet plan

De samenwerking begon bij een opleiding business intelligence van Daan van Beek, die Vissers volgde. ‘In eerste instantie vooral om zelf kennis op te doen, maar met de vraag op de achtergrond: wat kan dit voor Blokland betekenen, en hoeveel willen we erin investeren?’ In een vervolggesprek kwam de eerste stap naar voren: een SQL-database. CFO Marijn bleek de docent te kennen van een controllersopleiding die hij jaren eerder had gevolgd, dus de basis van vertrouwen lag er al. ‘Je belt toch iemand in wie je vertrouwen hebt en die je kent. Dat vertrouwen is in elke samenwerking het belangrijkst.’

Wat volgde was een langdurige samenwerking met Diamond Decisions die een volledige datagedreven transitie inluidde. Er werd een roadmap opgesteld met als doel binnen twee jaar van volwassenheidsniveau 1 naar 3 te bewegen. Een belangrijk onderdeel was de realisatie van een datawarehouse.

De aanpak: eerst richting, dan draagvlak, dan techniek

Wat Blokland vooral waardeerde was dat de adviseurs niet alleen bouwden, maar naast de mensen in de organisatie gingen staan. ‘Je leert in opleidingen van alles, maar het is fijn als je zo’n proces de eerste keer samen doet’, legt Vissers uit. ‘Samen bepalen welke beslissingen echt belangrijk zijn en van daaruit de KPI’s bepalen, ontdekken hoe processen moeten worden ingericht en welke data beschikbaar moet zijn, zodat alle betrokkenen weten wat ze krijgen en inspraak hebben. Zo creëer je draagvlak. Daarna kun je het prima zelf, maar die eerste keer maakt echt het verschil.’

De directie bepaalt welke kant het bedrijf op gaat, maar de afdelingen geven aan wat voor hen belangrijk is. Je moet het samen doen, anders wordt het dashboard niet gebruikt en heb je het voor niets gemaakt.

Om de hele organisatie mee te krijgen is een inspiratiesessie over datagedreven werken en AI georganiseerd. ‘Verandering leidt vaak tot weerstand’, zegt Marijn. ‘Zo’n sessie helpt om mensen positief mee te nemen. En we hadden al een aantal dashboards die werkten. Als mensen daarmee aan de slag gaan en er echt iets uithalen, gaat dat als een lopend vuurtje door het bedrijf.’

Het resultaat: kennis geborgd, continuïteit gewaarborgd

Op basis van de roadmap is het dataplatform gerealiseerd. ‘Het verschil met vroeger is groot. We hebben veel meer overzicht’, vertelt Vissers. ‘Vroeger zat alle kennis verstopt in de rapporten. Paste je één koppeling aan, dan raakte dat andere koppelingen en werd het onoverzichtelijk. Nu zit de kennis in het datawarehouse en blijft die daar netjes opgeslagen.’ Voor de directie bleken vooral betrouwbaarheid en beheersbaarheid van belang. Marijn: ‘Technisch is het ingewikkelder geworden, maar door de structuur is het voor mij juist makkelijker om erop te vertrouwen dat het goed in elkaar zit.’

De continuïteit is net zo belangrijk. ‘We zijn een klein team. Vroeger zou de kennis verdwijnen als degene die een rapport had gemaakt wegging. Nu ligt alles gedocumenteerd en gestructureerd in het datawarehouse. Iemand nieuw kan er zo instappen.’ Het warehouse is bewust zo ingericht dat Blokland niet vastzit aan één leverancier: het draait nu op één platform, maar kan op een ander worden aangesloten.

Voor en na de transitie

Wat er in ongeveer twee jaar veranderde.

AI: ruimte om te experimenteren

Met het fundament op orde is er nu ruimte om te experimenteren, en dat betaalt zich direct terug. Voor een eerder projectendashboard bouwde Vissers een mock-up met zelf gegenereerde nepdata, een tijdrovende klus. Het nieuwe financiële dashboard ontwierp ze met een AI-designtool. ‘Het vorige heeft me heel lang gekost. Dit heb ik in twee dagen gemaakt.’

Voor een middelgrote onderneming is een goed datafundament inmiddels een must, juist omdat data en AI zo sterk met elkaar verbonden zijn, aldus CFO Marijn.

Het team gebruikt het eigen design system van Blokland als onderlegger, zodat de dashboards dezelfde uitstraling hebben als de website. Er zijn AI-agents gemaakt die in de eigen schrijfstijl schrijven, en een webapp waarmee data kan worden ingevoerd en doorgezet naar het warehouse. Dezelfde energie is zichtbaar op andere afdelingen: met AI maakt marketing nu zelf de ontwerpen van projectwebsites voor kopers. ‘Dat experimenteren zit deels in de persoon’, zegt Marijn, ‘maar de ruimte om ermee bezig te zijn zit ook in het bedrijf. Onze filosofie is dat we data, BI en AI nodig hebben om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen.’

De impact: beslissen op bewijs, niet op gevoel

De grootste verandering zit in de besluitvorming. ‘Uiteindelijk heeft deze transitie ervoor gezorgd dat echt elke beslissing beter en makkelijker te nemen is’, zegt Marijn. Vissers: ‘Mensen in de organisatie weten vaak al wel waar de schoen wringt. Maar echt een beslissing nemen om iets te veranderen is veel makkelijker als je bewijs hebt. Zie je het in het dashboard, dan heb je een onderbouwing in plaats van een gevoel, en over een gevoel kun je eindeloos discussiëren.’

Tegelijk blijft de menselijke maat centraal staan. Blokland heeft richtlijnen opgesteld voor het gebruik van data en AI, met als kern: je blijft altijd zelf verantwoordelijk. ‘Zelfs een dashboard dat honderd procent betrouwbaar is, kan verkeerd worden geïnterpreteerd. Je moet zelf blijven nadenken: klopt het wel, is het echt? Dan kom je toch weer bij het mensenwerk terecht.’

Advies voor mkb-bedrijven aan het begin van hun transitie

Blokland heeft een helder advies voor organisaties aan het begin van zo’n transitie. De directie moet initiatief tonen, maar de wil moet uiteindelijk uit het hele bedrijf komen. ‘Je moet als organisatie echt de urgentie of noodzaak voelen dat data en AI iets toevoegen, anders hoef je er niet aan te beginnen.’ Net zo belangrijk, zegt Marijn: bepaal eerst waar je naartoe wilt. ‘Er zijn ontzettend veel tools. Als je niet weet waar je op stuurt of waar je naartoe wilt, raak je afgeleid door alle mogelijkheden. Bepaal eerst als bedrijf wat je wilt bereiken.’ Toen dat helder was, hielp de externe ondersteuning vooral bij het persoonlijke stuk: mensen meenemen en de KPI’s opzetten.

Conclusie en vooruitblik

De roadmap voor 2025 is volbracht: het datawarehouse staat, er is databeleid en er zijn data stewards aangesteld. Het bedrijfsplan loopt tot 2028, met datagedreven werken als doel. ‘Je gaat naar een wereld waarin je een machine voor je laat werken terwijl je zelf aan het stuur zit, alsof je een auto bestuurt’, zegt Marijn. ‘Ons fundament ligt er. Nu is het vooral uitbouwen, zodat uiteindelijk het hele bedrijf datagedreven kan werken.’

Verder lezen

• Datawarehouse
• Datagedreven werken
• Blog: In 10 stappen naar een datagedreven organisatie
• Blog: AVIA maakt stappen naar continu verbeteren met dashboards en analytics

Over de auteur

Laura Mastwijk

Laura is verantwoordelijk voor content en business development bij Diamond Decisions en was betrokken bij de oprichting van het merk. Ze begon in customer success en sales bij Passionned Group en vertaalt abstracte concepten graag naar toegankelijke taal.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.