Woningcorporatie halveert leegstand met onvervalste KPI’s

Een systeem van KPI’s, KRI’s en gewone indicatoren

Een grote woningcorporatie in het oosten van het land staat te boek als een innovatieve vastgoedonderneming met stevige ambities. Ze opereert in een dynamische markt met veel nieuwbouwmogelijkheden. Om daar optimaal gebruik van te maken ontwikkelde Diamond Decisions samen met de corporatie een uitgekiend systeem van kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s), kritieke resultaatindicatoren (KRI’s) en ‘gewone’ prestatie-indicatoren. Al tijdens de implementatie behaalde de corporatie een fors rendement: het aantal leegstaande woningen halveerde.

De corporatie stond voor een grote uitdaging

Onder meer de Rijksheffing uit 2014, de vennootschapsbelasting, de inkomenstoets en een inflatievolgend huurbeleid maakten het noodzakelijk dat het roer om ging. Er moest veel betere sturing komen op echte, onvervalste KPI’s. Management en teamleiders stonden voor een grote uitdaging, omdat de tot dan toe gebruikte indicatoren niet actueel, scherp en betrouwbaar genoeg waren.

Stuur op wat écht kritiek is

Centraal stond de overgang van een meer taakgerichte naar een volledig procesgeoriënteerde organisatie. Om die transitie in gang te zetten formuleerde de corporatie enkele doelstellingen: slimmer organiseren, lean processen inrichten en meer sturen op de kritieke succesfactoren. Daarmee liep de organisatie vooruit op maatregelen die de komende jaren van de landelijke en Europese overheid worden verwacht en die ongetwijfeld financiële gevolgen hebben.

Grote behoefte aan betere informatie

Dat was niet de enige uitdaging. De indicatoren misten ook onderlinge samenhang en er waren geen eenduidige definities. De informatie was bovendien niet goed te koppelen aan de strategie. Geen wonder dat de toenmalige stuurinformatie nauwelijks waarde had: medewerkers konden niet sturen op wat kritiek is. ‘Er was grote behoefte aan betere informatie en sturing. Het personeel ervoer dit dagelijks’, aldus de toenmalige directeur Fons Catau.

KPI-workshops werkten verhelderend

In diverse KPI-workshops voor verschillende doelgroepen zijn de processen en de kritieke succesfactoren van het beleid doorlopen. Op basis daarvan benoemde de corporatie een klein aantal echt kritieke prestatie-indicatoren.

De belangrijkste KPI bleek het leegstandspercentage. Hoeveel woningen stonden leeg ten opzichte van het totale bestand en vooral: hoelang stonden ze leeg? Deze data bleek cruciaal voor nieuwe inzichten. Een lager leegstandspercentage heeft directe impact op de winstgevendheid, want de huurderving daalt. Ook de klant- en medewerkerstevredenheid gaan omhoog.

Borg KPI’s in de planning- en controlcyclus

Op basis van deze ene KPI stuurt de corporatie nu niet alleen haar verhuurproces, maar ook het vastgoedontwikkelproces. Niet meer bouwen voor leegstand is voortaan het devies.

Door deze KPI te borgen in de planning- en controlcyclus wist de corporatie de leegstand met de helft te reduceren: van 5% naar iets meer dan 2%.

Daardoor verbeterde de winstgevendheid van het verhuurproces met maar liefst 200%. Er kwam meer huur binnen en de kosten die samenhangen met leegstand daalden drastisch. Het KPI-mes snijdt vaak aan twee kanten.

Voor en na het borgen van de leegstands-KPI

Het effect van één onvervalste KPI.

Conclusie

Verbluffende resultaten zijn mogelijk met een relatief eenvoudig systeem van KPI’s, KRI’s en gewone indicatoren. Voorwaarde is dat je je eerst in de materie verdiept: de kosten gaan voor de baat uit. Kies weinig KPI’s, definieer ze scherp en borg ze in de cyclus waarin de beslissingen vallen.

Verder lezen

• Key performance indicator (KPI)
• Blog: De Woonplaats verbetert haar prestaties met KPI-dashboards
• Blog: E = mc² met echte KPI’s
• Blog: De 5 grootste KPI-blunders
• Blog: De 7 kenmerken van onvervalste KPI’s

Over de auteur

Daan van Beek

Daan is medeoprichter van Diamond Decisions en leidt de verdere groei. Hij helpt organisaties strategie te vertalen naar de dagelijkse praktijk met een mensgerichte benadering van datagedreven werken, en leert in elke sector waarin hij werkt iets nieuws.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.