PDCA-cyclus: Plan-Do-Check-Act uitgelegd in 4 stappen

Wat is PDCA?

De PDCA-cyclus is een methode die ervoor zorgt dat een bepaalde waarde rond de norm beweegt terwijl je de lat steeds hoger legt, door telkens Plan, Do, Check en Act te doorlopen.

De volgorde van de vier letters wordt nogal eens door elkaar gehaald, maar Plan-Do-Check-Act is de enig juiste volgorde om verbetering aan te pakken. Maak een plan, want een doel zonder uitgewerkt plan is wensdenken. Voer het plan uit (Do), verzamel relevante procesdata en monitor en analyseer de informatie. In de Check-stap ga je na of de resultaten voldoen aan de doelen en de streefwaarden van de KPI’s. Op basis van die vergelijking stuur je bij, schaal je op of af (Act, in de betekenis van actualiseren).

Waarom een PDCA-cyclus?

Met een PDCA-cyclus zet je een continu leer- en verbeterproces in gang door KPI’s, data-analyse en menselijke reflectie een leidende rol te geven. Mensen die met passie hun werk willen doen krijgen dagelijks de kans hun werkproces stap voor stap te verbeteren. Zo kan de macht terug naar het ambacht.

Het woord “cyclus” geeft aan dat het om een zichzelf herhalend proces gaat, ook wel regelkring of feedbackloop genoemd: je meet de output van een proces, vergelijkt die met de gewenste waarde en grijpt vervolgens in om het proces te verbeteren, bijvoorbeeld door afval en uitval te verminderen, de doorlooptijd te verkorten of de kwaliteit van het eindproduct te verhogen.

De 4 fasen van PDCA

• Plan: definieer je plannen en de te verwachten resultaten.
• Do: test het plan en observeer wat er gebeurt.
• Check: verifieer of de bereikte resultaten voldoen.
• Act: implementeer de methode die de gewenste resultaten heeft opgeleverd.

Fase 1: Plan

Leidinggevenden en professionals stellen een (verbeter)plan op waarin staat welke resultaten ze willen bereiken en hoe, rekening houdend met de kaders die aan het werkproces zijn opgelegd. Plannen en doelstellingen worden waar mogelijk SMART gemaakt met KPI’s en normen. Het inspireren van mensen hoort hier nadrukkelijk bij: het “waarom” moet voor iedereen glashelder zijn.

Fase 2: Do

De uitvoering vindt plaats, inclusief de registratie van de gebeurtenissen (input, bewerking en output). Via interactieve dashboards en data-analyse monitoren professionals de uitvoering. Mensen mogen fouten maken, maar die worden direct bij de bron aangepakt, en er is ruimte om te experimenteren. Je moet je mensen wel mobiliseren, en dat lukt alleen met voldoende capaciteit (accepteer dus geen personeelstekorten) en kwaliteit (goed opgeleide mensen).

Fase 3: Check

Leidinggevenden en professionals vergelijken de werkelijk behaalde resultaten met de geplande resultaten: de realiteit tegenover de KPI-norm en het plan. In de praktijk gaapt er vaak een gat tussen twee werelden: de directie ziet het rooskleurig in, terwijl de werkvloer tegen de harde praktijk aanloopt. Intelligente, datagedreven organisaties zien afwijkingen als een kans om te leren. Ze evalueren de kloof en achterhalen de grondoorzaken. In deze fase waardeer je je mensen ook voor wat ze hebben gepresteerd.

Fase 4: Act

Aanpassing en bijsturing vinden plaats: interventies en maatregelen om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen. Managers stellen normen en KPI’s bij, maar leggen de lat doorgaans wel steeds hoger. Medewerkers ontwikkelen een mentaliteit van elke dag een beetje beter. Je reflecteert met elkaar niet alleen op de inhoud, maar ook op het verloop van de totale PDCA.

Inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren, de IMWR-cyclus, is onlosmakelijk verbonden met deze vier stappen uit de traditionele PDCA-cyclus.

De PDCA borgen in het primaire proces

De PDCA-cyclus is nadrukkelijk geen eenmalige exercitie: daarvoor is de inspanning te intensief en de tijd te kostbaar. Met continue verbetercycli wil je structurele kwaliteitsverbeteringen realiseren die ook morgen nog acceptabel, houdbaar en duurzaam zijn. Dat betekent dat je de vaak moeizaam bereikte resultaten veiligstelt, zodat je niet telkens het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Dit borgen (“securing”) betekent: standaardiseer wat werkt en verwerp wat niet goed uitpakt.

PDCA-voorbeeld: maak er een sport van

Een concreet voorbeeld dicht bij huis: je eigen energieverbruik verminderen, om verspilling tegen te gaan en geld te besparen.

• Plan: verbruik per maand maximaal 150 kWh elektriciteit en 80 kuub gas. Het huidige verbruik is 180 kWh en 125 kuub. Je plan bevat maatregelen zoals de verwarming ’s avonds een uur eerder uitzetten en ledlampen installeren.
• Do: je voert de maatregelen uit en ontvangt elke maand de verbruiksdata van je energieleverancier via de app. Je analyseert de data, zet ze in een grafiek uit in de tijd en maakt de kosten inzichtelijk.
• Check: na de eerste maand bespreek je het verbruik met je partner. Je zit op 179 kWh en 126 kuub: zwaar onvoldoende om je plan te realiseren.
• Act: je voegt aanvullende maatregelen toe aan het oorspronkelijke plan, zoals één minuut korter douchen (voor alle gezinsleden) en stroomvreters zoals de wasdroger en de televisie uit laten.

Je doorloopt de cirkel totdat je het doel bereikt, of je stelt doelen en normen bij omdat je huisgenoten chagrijnig worden van de kortere douchetijden. Maar mensen zijn gewoontedieren, dus ook in dit vereenvoudigde voorbeeld is het essentieel de resultaten te borgen (niet stiekem een minuutje langer douchen) en tegelijk nieuwe besparingen te zoeken, zoals minder vaak de vaatwasser gebruiken of stand-by uitschakelen.

In werksituaties is het principe hetzelfde. Een bekende showcase is Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, die de PDCA compleet toepaste en daarmee de Dutch BI & Data Science Award won. Zie ook PDCA in de zorg.

De 2 varianten van de PDCA-cyclus

Lichte versus zware PDCA

Beide varianten gebruiken dezelfde KPI’s; ze verschillen in zwaarte.

De lichte variant sluit aan op de klassieke planning-en-controlcyclus: wijzigingen vinden plaats binnen de lijn zonder processen of plannen fundamenteel te veranderen. Kom je een probleem tegen dat te risicovol of disruptief is om in de lijn op te lossen, dan start je vanuit de Actualize-fase een losse PDCA als experimenteerruimte. Pas na een geslaagd experiment verhef je de oplossing tot standaard en ga je weer over op de lichte variant.

11 PDCA-tips en randvoorwaarden voor succes

1. Het pro forma doorlopen van de cyclus is zinloos. Neem een zorginstelling waar iedereen in aanloop naar een HKZ-certificering over twee maanden alle processen en KPI’s kritisch toetst. Als na de inspectie iedereen weer overgaat tot de orde van de dag, is er niets bereikt. PDCA grijpt diep in op de organisatie en mag niet oppervlakkig, eens per jaar of zo, plaatsvinden.
2. Een PDCA zonder KPI’s is als een auto zonder wielen. Benoem en kwantificeer in je plannen de gewenste verbetering van een of meer KPI’s. In de Do-fase analyseer je de data achter de KPI’s; in de Check vergelijk je de uitvoering met de doelstellingen.
3. Pas de cyclus altijd integraal toe: doorloop alle stappen. Mensen zijn geneigd tot cherrypicking, of komen niet verder dan de P en de D en haken af bij de C. Integrale toepassing, goed geborgd met KPI’s in de lijn, vertaalt zich uiteindelijk in betere (financiële) prestaties.
4. PDCA is toepasbaar op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De niveaus zijn nauw vervlochten: strategische plannen bepalen de kaders voor tactische en operationele plannen, en voortgangsrapportages uit de Check-fase zijn input voor de hogere plannen.
5. Toets je plannen regelmatig aan de uitvoering. Begin er zo snel mogelijk mee. Er zijn genoeg projecten die met de beste intenties startten, maar door gebrek aan tussentijdse bijsturing volledig uit de bocht vlogen.
6. Laat data-analyse een vast onderdeel zijn van de Do-fase. Alleen met een degelijke data-analyse vind je de grondoorzaak van problemen.
7. Neem de Check-fase serieus. Ruim voor elk team en elke medewerker bijvoorbeeld een halfuur per twee weken in. Loopt het proces zoals verwacht? Voldoet de output aan de normen? Blijven de afwijkingen binnen de regelgrenzen? Hoe ontwikkelt de trend zich?
8. Koppel de grote PDCA’s altijd aan de kleine. Alleen een jaarlijkse PDCA op beleidsniveau is te log voor continu verbeteren; medewerkers die zich louter op kleine dagelijkse loops richten, verliezen de grotere ontwikkeling uit het oog. De grote PDCA geeft richting, kaders, stabiliteit en ruimte voor investeringen; de kleine cirkels zijn zo klein dat iemand zich erin herkent en groot genoeg om het eigen functioneren ertegen af te zetten.
9. Baseer beslissingen op feiten, niet op meningen of gevoel. Inspirerende managers stellen normen en KPI’s regelmatig bij, maar leggen de lat steeds een stukje hoger. Medewerkers zijn “in control” en ervaren meer werkplezier dankzij hun autonomie.
10. Koppel PDCA aan lean. Zoek naar symptomen van slechte processen, zoals lange doorlooptijden, veel extra controles, data overtypen, hoge werkvoorraden en veel uitzonderingen. Zoek naar de acht verspillingen: overproductie, overbewerking, wachten, transport, voorraden, verplaatsingen, defecten en onbenut talent. Start voor elke verspilling een nieuwe PDCA-cirkel. Lees meer over lean.
11. De D van Data en de D van Do: betere financiële resultaten. Uit grootschalig PDCA-onderzoek van Passionned Group blijkt dat het bedrijfsbreed toepassen van Plan-Do-Check-Act niet alleen de winstmarges verbetert: werkvoorraden dalen drastisch en klanten zijn tevredener. De vuistregels: bepaal normen en targets per KPI (Plan), gebruik stuurinformatie en KPI’s consequent voor analyse, actie, verbetering en innovatie (Do), praat over de cijfers en spreek elkaar aan op prestaties (Check), en evalueer en herzie normen en targets regelmatig (Act).

De datagedreven PDCA

Door vier nieuwe dimensies toe te voegen aan de traditionele cirkel ontstaat een datagedreven PDCA-cyclus, geïntroduceerd door Daan van Beek: Plan wordt uitgebreid met Passie, Do met Data, Check met Conscious control en Actualize met Autonomie.

• Passie: elk plan begint uiteindelijk met een persoonlijke missie: iemand die echt iets anders wil, een droom heeft of persoonlijk de urgentie voelt om iets te verbeteren.
• Data: alleen doen is niet genoeg. Doen op basis van data-analyse en onweerlegbare feiten, die betrouwbaar en over langere tijd de impact van houding en gedrag monitoren, vormt de uitbreiding van deze fase.
• Conscious control: de constante terugkoppeling van gegevens en effecten, en het gesprek daarover, activeert een leerloop. Mensen worden zich steeds bewuster van hun eigen rol, de rol van anderen en de reactie van het totale systeem, zodat ze plannen bewust kunnen bijsturen.
• Autonomie: door PDCA-cirkels te doorlopen ontwikkelt de professional steeds meer autonomie en kan die op basis van data zelf bepalen wat werkt en wat bijsturing nodig heeft.

Deze verrijking respecteert het gedachtegoed van William Edwards Deming, die een groot voorstander was van het gebruik van statistiek en data in de PDCA-cirkel.

PDCA-cirkel = Deming-cirkel

In de praktijk worden de PDCA-cirkel, de cirkel van Deming, het Deming-wiel en de kwaliteitscirkel van Deming door elkaar gebruikt, net als PDCA-cyclus en Deming-cyclus. Er is geen wezenlijk verschil: het zijn allemaal synoniemen voor hetzelfde concept van continu verbeteren, gecontroleerde procesoptimalisatie en datagedreven werken.

Verder lezen

• PDCA in de zorg
• IMWR-cyclus
• Continu verbeteren
• Kwaliteitsmanagement
• Verbetermethoden

Over de auteur

Leo Kerklaan is strategieprofessional. Hij adviseert, doceert en schrijft over tal van aspecten van strategisch performance management, in Nederland en daarbuiten, in het bedrijfsleven en bij de overheid. Hij studeerde Nederlands recht aan de Universiteit van Amsterdam en is auteur van diverse managementboeken, waaronder de bestseller De cockpit van de organisatie.

Over Diamond Decisions

Diamond Decisions helpt organisaties beter te worden door betere beslissingen mogelijk te maken. We starten niet bij data, dashboards of AI, maar bij de beslissing die beter moet, en bouwen van daaruit terug naar KPI’s, data en technologie. Dat doen we in vier stappen: inspiratie en alignment, business modeling, analytics en dataplatform en datagedreven beslissers. Zo zorgen we dat BI en AI geen IT-project blijven, maar elke dag waarde opleveren.